Должностная инструкция начальника отдела кадров. Должностная инструкция руководителя отдела кадров Функции начальника отдела кадров предприятии

Должностная инструкция начальника отдела кадров устанавливает порядок трудовых взаимоотношений. Документ определяет требования к квалификации сотрудника, порядок его подчинения, назначения и освобождения от должности, описывает функциональные обязанности, права и ответственность работника.

Полномочия начальника отдела кадров зависят от организационно-штатной структуры учреждения и могут отличаться от указанных в типовом образце.

Образец типовой должностной инструкции начальника отдела кадров

І. Общие положения

1. Начальник отдела кадров принадлежит к категории «руководители».

2. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее трех лет.

3. Назначение или освобождение от должности начальника отдела кадров осуществляется приказом генерального директора.

4. Начальник отдела кадров непосредственно подчиняется генеральному директору/директору по персоналу.

5. В период отсутствия начальника отдела кадров функциональные обязанности, права, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по учреждению.

6. Начальник отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

• Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
• законодательством РФ;
• данной должностной инструкцией;
• распоряжениями и приказами руководства.

7. Начальник отдела кадров должен знать:

• основы права, гражданское, трудовое законодательство РФ;
• методы оценки персонала;
• состояние рынка труда;
• штатную структуру организации, кадровую политику;
• правила оформления документации;
• нормы противопожарной защиты, производственной санитарии, охраны труда, техники безопасности;
• нормы делового общения и этикета;
• отчетные документы, принятые в учреждении.

ІІ. Должностные обязанности начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

1. Участвует в формировании кадровой политики организации.

2. Выявляет потребность учреждения в кадрах совместно с руководителями подразделений.

3. Содействует приему, расстановке специалистов совместно с руководителями подразделений. Организует их обучение, адаптацию в учреждении.

4. Руководит деятельностью по подбору, расстановке персонала на основе его квалификации, деловых, личных качеств.

5. Предпринимает меры по проведению аттестации работников организации, методическому, информационному ее обеспечению.

6. Принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по внедрению решений аттестационных комиссий, устанавливает сотрудников, подлежащих повторной проверке.

7. Налаживает оформление перевода, приема, увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, инструкциями, положениями, приказами руководителя учреждения.

8. Принимает участие в разработке методики оценки сотрудников, результатов их работы, профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по улучшению проведения аттестации.

9. Осуществляет методическое руководство и согласование деятельности специалистов, инспекторов по кадрам подразделений учреждения.

10. Следит за правильностью ведения кадрового делопроизводства в организации.

11. Производит регулярный анализ кадровой деятельности учреждения, разрабатывает предложения по ее совершенствованию.

12. Содействует верному оформлению установленной документации по учету кадров и работе с персоналом.

13. Производит надзор исполнения начальниками подразделений законодательных норм, постановлений правительства, приказов, распоряжений руководителя учреждения о кадровой политике и работе с персоналом.

14. Предпринимает меры по усилению рабочей дисциплины, повышению мотивации кадров, снижению потерь рабочего времени. Контролирует их выполнение.

15. Готовит, утверждает, направляет служебную информацию генеральному директору.

16. Принимает меры по организации обучения персонала, собеседований с соискателями.

17. Консультирует сотрудников по кадровым вопросам.

ІІІ. Права

Начальник отдела кадров имеет право:

1. Получать информацию о решениях руководства организации, относящихся к работе отдела кадров и взаимодействию с персоналом.

2. Самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции.

3. Направлять руководству предложения по улучшению собственной работы и деятельности учреждения.

4. Взаимодействовать с начальниками структурных подразделений организации по кадровым вопросам.

5. Налагать взыскания, поощрять сотрудников после согласования с генеральным директором.

6. Визировать документы в пределах собственной компетенции.

7. Требовать от руководства создания условий для выполнения своих служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей.

8. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья.

9. Получать пояснения о причинах нарушения качества, сроков выполнения задач подчиненными.

10. Получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей.

11. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, направлять предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность

Начальник отдела кадров несет ответственность за:

1. Проведение несанкционированного руководством представления интересов организации.

2. Нарушение положений руководящих документов, принятых в учреждении.

3. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

4. Результаты самостоятельных решений, собственных действий.

5. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

6. Нарушение норм этикета, делового общения.

7. Неправомерное обращение с личной информацией, разглашение конфиденциальных сведений, коммерческой тайны.

9. Нарушение положений трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты, норм техники безопасности.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Начальника отдела кадров.

1.2. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.3. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно ____________________.

1.4. На должность Начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях.

1.5. Начальник отдела кадров должен знать:

Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; кадровую политику и стратегию предприятия; порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; состояние рынка труда; системы и методы оценки персонала; методы анализа профессионально - квалификационной структуры кадров; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; организацию табельного учета; методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности; возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб; передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом; основы социологии, психологии и организации труда; основы профессиографии; основы профориентационной работы; основы экономики, организации производства и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия Начальника отдела кадров, его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Примечание. Функциональные обязанности Начальника отдела кадров определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Начальника отдела кадров и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

Начальник отдела кадров;

2.1. Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

2.2. Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

2.3. Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.

2.4. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.

2.5. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

2.6. Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

2.7. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.

2.8. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

2.9. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

2.10. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения.

2.11. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.

2.12. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

2.13. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

2.14. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.

2.15 Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

2.16. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

2.17. Руководит работниками отдела.

3. ПРАВА

Начальник отдела кадров имеет право:

3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам поручения, и задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2. Контролировать выполнение плановых заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненных ему работников.

3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы относящиеся к вопросам деятельности отдела кадров.

3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию Начальника отдела кадров.

3.4. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам относящимся к производственной деятельности отдела.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела кадров несет ответственность за:

4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности отдела.

4.2. Не обеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а так же работу подчиненных ему работников.

4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ отдела.

4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия.

4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам создающих угрозу деятельности предприятия, его работникам.

4.6. Не обеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками, находящемся в подчинении Начальника отдела кадров.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Начальника отдела кадров определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2. В связи с производственной необходимостью, Начальник отдела кадров может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Начальнику отдела кадров может выделятся служебный автотранспорт.

6. СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Исключительной сферой деятельности Начальника отдела кадров является обеспечение планирования и организация производственной отдела.

6.2. Начальнику отдела кадров. для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Другие инструкции в разделе:

1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность руководителя отдела кадров.

2. На должность руководителя отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами не менее 5 лет.

3. Руководитель отдела кадров должен знать: основы законодательства РФ о здравоохранении; нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность медицинских организаций; законодательные и нормативно-правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; основы трудового законодательства; структуру и штаты учреждения, его профиль, специализацию и перспективы развития; кадровую политику и стратегию развития учреждения; порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения учреждения кадрами; состояние рынка труда; системы и методы оценки персонала; методы анализа профессионально квалификационной структуры кадров; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале учреждения; организацию табельного учета; методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности; возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб; передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом; основы социологии, психологии и организации труда; основы профессиографии и профориентационной работы; основы экономики, организации производства и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

4. Руководитель отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя медицинской организации (органа управления здравоохранением) в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. Руководитель отдела кадров непосредственно подчиняется руководителю медицинской организации (органа управления здравоохранением) или его заместителю.

2. Должностные обязанности

Возглавляет работу по комплектованию учреждения кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем учреждения, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении. Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с учреждениями аналогичного профиля, информирования работников внутри учреждения об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников. Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии учреждения. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях учреждения. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к трудовой деятельности. Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях. Организует проведение аттестации работников учреждения, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам учреждения и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале учреждения, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений учреждения, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя организации по вопросам кадровой политики и работы с персоналом. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. Проводит систематический анализ кадровой работы в учреждении, разрабатывает предложения по ее улучшению. Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях учреждения и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами. Руководит работниками отдела.

3. Права

Руководитель отдела кадров имеет право:

1. отдавать распоряжения, обязательные для исполнения работниками отдела кадров;

2. участвовать в подборе и расстановке кадров;

3. вносить предложения руководству по поощрению и наложению взысканий на работников организации по своей деятельности;

4. вносить предложения по развитию и совершенствованию деятельности организации;

5. запрашивать у руководства, получать и пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;

6. принимать участие в конференциях и совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой;

7. проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующей квалификационной категории;

Руководитель отдела кадров пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

4. Ответственность

Руководитель отдела кадров несет ответственность за:

1. своевременное и качественное осуществление возложенных на него должностных обязанностей;

2. своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений вышестоящего руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

3. рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

4. соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и охраны труда;

5. ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми актами;

6. предоставление в установленном порядке статистической и иной информации по своей деятельности;

7. соблюдение исполнительской дисциплины и выполнение должностных обязанностей подчиненных ему работников;

8. готовность к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

За нарушение трудовой дисциплины, законодательных и нормативно-правовых актов руководитель отдела кадров может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

Кадров — одна из важнейших должностей на предприятии. Это обусловлено большим объемом возложенной на него ответственности: комплектование штата организации — задача сложнейшая. Основные компетенции начальника отдела кадров фиксируются в отдельной должностной инструкции. Какова ее специфика?

Специфика должности начальника отдела кадров

Должностная инструкция начальника отдела кадров — это документ, в котором отражаются полномочия, права и обязанности человека, выполняющего столь значимые трудовые функции в компании. Какова специфика данной профессиональной специализации?

Начальник отдела кадров — это специалист с опытом, достаточным для решения задач, связанных с комплектацией штата своей фирмы нужными сотрудниками. Также он наделен управленческими полномочиями: в его подчинении — специалисты по кадрам, HR-менеджеры, ассистенты. Должностная инструкция начальника отдела кадров — источник, в котором предполагается всестороннее отражение соответствующей специфики деятельности человека, выполняющего трудовую функцию, о которой идет речь.

Рассмотрим то, в какой структуре может быть представлен данный документ. Чаще всего любая должностная инструкция - начальника отдела кадров в здравоохранении, строительстве, в промышленности - начинается с общих положений. Изучим их особенности.

Общие положения в должностной инструкции

Данная часть инструкции может содержать положения, фиксирующие тот факт, что документ составляется в соответствии с такими-то Так, должностная инструкция начальника отдела кадров может базироваться на Постановлении Министерства труда РФ №37 от 21.08.1998 года, в котором отражаются общеотраслевые характеристики различных должностей специалистов.

В общих положениях инструкции может быть отражен тот факт, что начальник отдела кадров — это руководящая должность. Документ может содержать формулировки, по которым его предназначение состоит в установлении прав, обязанностей, а также ответственности, характерных для специалиста, выполняющего соответствующую трудовую функцию.

Общие положения, которые может содержать должностная инструкция начальника отдела кадров, могут также отражать требования для кандидата на соответствующую позицию в компании. Так, во многих организациях сотрудники на рассматриваемой должности должны иметь высшее образование, а также стаж работы по профилю не менее 5 лет.

Квалификационные требования

Следующий аспект инструкции, отражаемый в ее общих положениях, может касаться к человеку, работающего на позиции, о которой идет речь. Так, обычно фиксируются пункты, по которым начальник отдела кадров должен знать: правовые акты о труде, методические материалы, касающиеся работы с персоналом, закономерности, характерные для рынка труда, специфику оформления тех или иных документов для юридического закрепления трудовых правоотношений, основы делопроизводства, структуру штата своей компании.

Руководящие источники

Другой важный компонент общих положений должностной инструкции начальника отдела кадров — формулировки, по которым определяются документы, выступающие ключевыми руководящими источниками для человека на рассматриваемой позиции. Так, во многих организациях в должностных инструкциях фиксируется, что начальник отдела кадров должен руководствоваться законами, положениями локальных нормативных актов.

В общих положениях инструкции также фиксируется механизм, в рамках которого осуществляется замещение человека на рассматриваемой позиции. Так, в документе могут быть положения, по которым замена должна быть основана на приказе директора.

Другой важнейший компонент инструкции — положения, касающиеся трудовых функций начальника отдела кадров. Рассмотрим его.

Трудовые функции

Типичный спектр функций начальника отдела кадров безотносительно отраслевой специфики может быть представлен в следующем перечне:

Организация базы данных, в которой фиксируется информация по кадрам, по развитию персонала, о механизмах поиска новых сотрудников;

Участие в исследовании итогов аттестации сотрудников, проведении мероприятий, связанных с реализацией решений комиссии, занимающейся оценкой компетентности сотрудников компании;

Организация учета графика отпусков, обеспечение практического его исполнения;

Исследование факторов, влияющих на работа, связанная с укреплением дисциплины труда, повышение эффективности использования сотрудниками рабочего времени;

Осуществление необходимых отчетных процедур, связанных с основными направлениями деятельности, подготовка необходимых документов, предназначенных для передачи на архивное хранение.

Безусловно, должностная инструкция начальника отдела кадров в здравоохранении будет дополняться формулировками, не свойственными для аналогичного документа для сферы промышленности. Однако специфика деятельности людей на соответствующей позиции позволяет в целом применять стандартизованные формулировки при составлении инструкций, о которых идет речь.

Другой важнейший компонент, который может включать в себя рассматриваемого типа источник — должностные обязанности сотрудника, занимающего позицию начальника по кадрам. Рассмотрим его подробнее.

Должностные обязанности

Типичный спектр обязанностей, характерных для такой должности как начальник отдела кадров, может быть представлен в следующем перечне:

Организация процедур управления коллективом,

Содействие развитию компетенций персонала;

Повышение в организации;

Выполнение ключевых функций в аспекте применения практических положений кадровой политики организации, непосредственное участие в их разработке;

Создание необходимой документации, составление рекомендаций, инструкций, различных предложений;

Ведение делопроизводства в рамках механизмов, соответствующих законодательным критериям, которые закреплены в правовых актах различного уровня;

Обеспечение справедливой трудовой нагрузки между сотрудниками своего отдела, повышение эффективности труда в подчиненных структурах;

Прогнозирование потребности компании в новых кадрах, определение каналов, с помощью которых будет комплектоваться штат организации;

Проведение работы с в направлении повышения эффективности труда, информирование работников о новых вакансиях на предприятии;

Подготовка кадрового резерва для предприятия — как за счет внутренних ресурсов организации, так и за счет задействования внешних каналов поиска нужных сотрудников;

Повышение мотивации труда среди работников компании посредством материальных и иных доступных инструментов;

Осуществление корректного приема новых сотрудников, увольнение работников, переводов специалистов между отделами или в другие организации;

Подготовка документов, необходимых для начисления сотрудникам фирмы пенсий и иных мер поддержки;

Обновление методических ресурсов отдела кадров, материальной и информационной базы в соответствующем подразделении компании;

Осуществление непосредственного руководства сотрудниками отдела кадров посредством письменных и устных распоряжений;

Осуществление контроля над уровнем квалификации сотрудников отдела кадров, содействие повышению уровня их компетентности;

Формирование аналитических материалов, касающихся положения дел в аспекте снабжения предприятия нужными кадрами;

Внедрение и поддержание механизмов учета рабочего времени сотрудников;

Взаимодействие с другими подразделениями фирмы — например, с бухгалтерией (по вопросам зарплат, отпусков);

В случае некачественного выполнения работниками трудовых обязанностей — применение дисциплинарных мер;

Выполнение требований законодательства РФ.

Таков спектр базовых обязанностей, которые может включать должностная инструкция начальника отдела кадров. Образец перечня соответствующих положений, рассмотренный нами, как и в случае с трудовыми функциями, в достаточной мере стандартный. Он применяется на предприятиях, осуществляющих деятельность в самых разных отраслях.

Права начальника отдела кадров

Другой важнейший компонент, который включает должностная инструкция начальника отдела кадров — в строительстве, в медицине, в промышленности и большинстве других сфер — права сотрудника компании, занимающего соответствующую позицию. Рассмотрим их сущность подробнее.

Права начальника отдела кадров могут быть представлены в довольно широком спектре. Какие из них можно называть базовыми? Сотрудник на соответствующей должности может иметь право:

На получение необходимой для осуществления своей работы информации (от руководства и иных структурных подразделений компании);

На представление перед топ-менеджерами организации идей, связанных с улучшением механизмов комплектации предприятия кадрами;

На получение со стороны руководства гарантий и ресурсов, способствующих эффективному выполнению должностных обязанностей.

Другой стандартный компонент, который может содержать должностная инструкция начальника отдела кадров больницы, научной организации, спортивного клуба — положения, отражающие ответственность сотрудника на соответствующей позиции.

Ответственность

За что чаще всего начальники отдела кадров несут ответственность? Как правило, это касается:

Ненадлежащего выполнения трудовых обязанностей, которые предусмотрены должностной инструкцией (при условии, что ее положения не противоречат законодательству РФ);

Правонарушений, которые совершены начальником в ходе работы — если они предусмотрены административным, уголовным или гражданским законодательством РФ;

Причинения ущерба организации-работодателю в пределах, которые зафиксированы в источниках права, относящихся к гражданскому и трудовому законодательству РФ;

Пренебрежения требованиями ФЗ «О персональных данных» и других источников права, утвержденных в РФ — федерального, регионального, муниципального уровня, локальных правовых актов, принятых в конкретной организации;

Отказа подчиняться требованиям непосредственных руководителей, выражаемых в письменной форме — в виде приказов, различных распоряжений, поручений или устно.

Другой компонент должностной инструкции отдела кадров — положения, которые отражают то, каким образом может взаимодействовать сотрудник соответствующего профиля с коллегами из других структурных подразделений фирмы. Рассмотрим его специфику.

Взаимодействие с другими структурами фирмы

Формулировки в данной инструкции могут быть самыми разными. Так, например, в соответствующей части документа может быть сказано о том, что начальник отдела кадров обязуется работать по графику, который утвержден непосредственно директором фирмы. Вместе с тем в рассматриваемой части инструкции могут быть зафиксированы положения о том, что начальник отдела кадров может планировать свою работу самостоятельно.

В некоторых случаях человек на соответствующей должности может иметь право визировать те или иные приказы руководителя, касающиеся комплектования предприятия специалистами. Начальник отдела кадров может взаимодействовать, как мы отметили выше, с бухгалтерскими структурами фирмы — на предмет корректного начисления зарплат, отпускных для сотрудников. Значимым может быть взаимодействие человека на рассматриваемой позиции с коллегами в части обмена информацией. Подобные коммуникации возможны в самом широком спектре — со специалистами своего отдела, других структурных подразделений фирмы, руководством организации.

Единообразие стандартов и новое в 2014 году

Выше мы отметили, что положения должностных инструкций для начальников отделов кадров организаций в разных отраслях в целом единообразны. Содержание соответствующих документов может не меняться. Так, если на том или ином предприятии год, в котором составлена должностная инструкция начальника отдела кадров — 2013, то содержание источника, о котором идет речь, может не слишком отличаться в своей структуре от требований, зафиксированных в указанном в начале статьи приказе Минтруда.

Вместе с тем, по мере появления новых должностей в той или иной отрасли или экономике в целом, инструкции рассматриваемого типа могут корректироваться. Это может осуществляться как на основе обновлений в законодательстве, так и в соответствии с частной инициативой руководителей конкретных предприятий. Вследствие чего может очень существенно меняться привычная для сотрудников фирмы должностная инструкция начальника отдела кадров. 2014 год интересен появлением уникального источника - «Атласа новых профессий», разработанного Агентством стратегических инициатив, а также Московской школой управления Сколково. В нем указаны профессии, которые могут появиться в экономике России в ближайшем будущем. Должностные инструкции для них, вероятно, еще только предстоит разрабатывать.

Национальные стандарты

Можно отметить, что и в аспекте национальных стандартов формирования документов рассматриваемого типа наблюдается относительная унификация. Так, например, в РФ, Республике Беларусь и Казахстане на предприятиях может браться за основу совершенно единообразная должностная инструкция начальника отдела кадров. Украина — государство, которое во многих отраслях законодательства также имеет достаточно схожие источники с теми, что приняты в соседних с ней странах. Это может прослеживаться в разных отраслях. В частности, это касается алгоритмов формирования такого документа, как должностная инструкция начальника отдела кадров. В РК, РБ и России законодательство в силу интеграционных экономических процессов, как отмечают многие эксперты, может еще сильнее сблизиться.

Должностная инструкция начальника отдела кадров используется для определения полномочий сотрудника в иерархии компании. В документе описываются нюансы взаимодействия с подчиненными и руководством. Чаще всего в инструкцию включают 4 раздела, которые могут быть дополнены работодателем еще несколькими пунктами, конкретизирующими отдельные направления трудовых отношений исходя из специфики деятельности компании.

Образец должностной инструкции начальника отдела кадров

1. Основной раздел

1. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от неё в соответствии с приказом директора компании.
2. Начальник отдела кадров подчиняется напрямую директору компании.
3. На срок отсутствия начальника отдела кадров его функции на работе исполняет его заместитель.

Кандидат на должность обязан соответствовать следующим требованиям по квалификационным стандартам:

• высшее образование;
• продолжительность работы в кадровых службах от 3 лет, в том числе, не менее года на руководящей должности.

Начальник отдела кадров должен обладать знаниями следующих областей:

• законодательства, регулирующего трудовые отношения;
• правил корпоративного документооборота по кадровым вопросам;
• норм оформления требуемых документов по кадровым вопросам;
• основных подходов к поиску требуемых работников;
• основ проведения тестирования соискателей и собеседований с ними;
• управленческой системы компании;
• действующего кадрового состава компании;
• планирования кадровых потребностей компании;
• состояния и перспектив рынка труда в соответствующих регионах и отраслях корпоративной деятельности;
• основ теории трудовых отношений;
• заполнения базы данных компании по сотрудникам;
• действующих профстандартов по корпоративным позициям;
• методик расчета нагрузки и качественных показателей сотрудников;
• порядка предоставления льгот и премий работникам;
• правил пользования оргтехникой и необходимыми компьютерными программами.

Начальник отдела кадров руководствуется:

• нормативно-правовыми актами РФ;
• корпоративными документами;
• положениями данной инструкции.

2. Функции

Начальник отдела кадров отвечает за:

1. Организацию заполнения требуемых рабочих позиций.
2. Взаимодействие с руководителями подразделений компании по кадровым вопросам.
3. Взаимодействие с кадровыми агентствами и другими контрагентами по поиску сотрудников.
4. Участие в проведении аттестационных мероприятий персонала компании.
5. Проведение анализа рынка труда.
6. Планирование и прогнозирование в области рынка труда.
7. Мониторинг качества работы сотрудников компании.
8. Взаимодействие с соискателями по вопросам тестирования, собеседований и проверки их данных.
9. Мониторинг законодательной активности в кадровой области.
10. Организацию системы премирования сотрудников компании.
11. Консультацию соискателей и начинающих работников по основным моментам трудовых отношений в компании.
12. Организацию работы подчиненных по кадровым вопросам.
13. Организацию эффективной работы вверенного отдела.
14. Внесение предложений генеральному директору по вопросам в своей сфере компетенции.

3. Ответственность

Начальник отдела кадров может нести ответственность в следующих случаях:

1. За ущерб, причиненный компании, из-за своей некомпетентности — в соответствии с трудовым законодательством.
2. За разглашение внутренней конфиденциальной информации — в пределах, которые определены в соответствующем законодательстве.
3. За допущенные на работе нарушения законов — в соответствии с пунктами соответствующих разделов законодательства.

4. Права

Начальник отдела кадров владеет правами:

1. Принимать решения по ротации кадров в своем подразделении.
2. Вносить предложения по совершенствованию процессов в сфере своей ответственности руководству компании.
3. Участвовать в совещаниях, где затрагиваются кадровые вопросы.
4. Подписывать кадровую документацию.
5. Представлять компанию во взаимоотношениях по вопросам кадров как с соискателями, так и с соответствующими контрагентами.
6. Требовать от сотрудников службы безопасности и других подразделений оперативного представления необходимой для работы информации.
7. Требовать от директора компании поддержания мероприятий, необходимых для функционирования своего отдела.

5. Условия трудовой деятельности

1. Руководителю компенсируются его рабочие расходы на сотовую связь и транспорт в размерах, оговоренных в трудовом договоре.
2. Начальник отдела кадров получает премии по итогам года, при условии выполнения планов по заполнению кадровых позиций, и в размерах, оговоренных в трудовом договоре и других документах компании.
3. Работодатель обязуется оплачивать руководителю профильные курсы по повышению квалификации не реже, чем один раз в 2 года.

ФАЙЛЫ

Для чего нужна должностная инструкция?

В любой компании пакет должностных инструкций по разным позициям входит в перечень типовых трудовых документов. Это обусловлено тем, что:

• инструкция формализует рабочее взаимодействие работодателя и работника компании;
• инструкция является средством профилактики конфликтных ситуаций на работе, т.к. в случае разногласий стороны могут ссылаться на соответствующее содержание документа;
• корректно составленный документ обладает юридической силой и может фигурировать в правовых и рабочих спорах.

И для компании, и для сотрудника, инструкция помогает определить, что сторонам ждать друг от друга в трудовых взаимоотношениях.

Принципы составления документа

Отечественное законодательство не дает четкого определения форматы инструкции. Поэтому любая компания имеет возможность составить документ исходя из конкретных задач. Но есть и некоторые деловые стандарты её составления. Так, обычно в документ входят следующие разделы:

1. Основной раздел.
2. Обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.

Каждый из этих разделов заполняется на стандартной основе, затем дополняется пунктами под конкретные нужды компании. К базовым разделам иногда добавляются и дополнительные, позволяющие работодателю обозначить наиболее важные моменты в рабочих взаимоотношениях. Обычно в дополнительных разделах описывают должностные связи и условия труда.

Общий раздел

Инструкцию открывает раздел, где дается описание основ взаимодействия сотрудника и компании-работодателя. Самая важная его часть — это описание квалификационных требований для сотрудника и навыков, владения которыми ждет от него работодатель. Также в разделе присутствуют пункты о временной замене сотрудника, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Применительно к позиции руководителя важно грамотно обозначить требования по квалификации, чтобы такие требования, как уровень знания иностранного или руководящий стаж, не помешали приему подходящий кандидатов.

Навыки начальника отдела кадров должны соотносится с его должностными обязанностями, представленными в следующем разделе ДИ.

Функции

Пожалуй, самый важный раздел документа. Ведь именно тут дается перечень должностных обязанностей начальника кадрового отдела, а они могут довольно сильно отличаться из-за размеров компании или её отраслевых особенностей. Понятно, что функции начальника по кадрам в небольшой фирме несопоставимы с аналогичной должностью в крупной международной компании. В общем виде, чем крупнее компания, тем большее количество второстепенных обязанностей можно переложить на ассистентов и секретарей руководителя.

Ответственность

Раздел отведен для описания нарушений, за которые руководителя могут привлечь к ответственности. Для крупных компаний желательно акцентировать внимание на ответственности за нарушение конфиденциальности и передачу внутренней информации третьей стороне.

Ответственность описывается в общем виде. Конкретные меры наказания, если факт нарушения действительно доказан, определяются в ходе юридических разбирательств.

Права

В разделе описывают, какие права есть у руководителя. Права начальника кадрового отдела довольно стандартны для любых компаний, но могут быть дополнены в соответствии со спецификой деятельности компании. Так, можно более подробно описать права по взаимодействию со службой безопасности компании или по кадровым вопросам во взаимоотношениях с другими руководителями.

Условия трудовой деятельности

Раздел включают, что бы подробнее прописать какие-то льготы для работника. Применительно к руководящей позиции обычно в раздел добавляют возможность предоставления служебного транспорта, оплату работодателем подписки на отраслевую прессу, доступа к информационным онлайн-платформам и другие приятные «фишки».

Составленная и согласованная должностная инструкция должна быть распечатана на фирменном бланке компании в единственном экземпляре. Для вступления документа в силу в нем необходимо поставить подписи работника, руководителя компании и лиц, с которыми согласовывалось назначение на должность. Печать организации в ДИ не требуется.