Задачи и функции финансово-экономического отдела. Начальник финансового отдела: должностная инструкция и обязанности Структура финансового департамента компании

Добавлен на сайт:

1. Общие положения

1.1. Финансовый отдел, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.2. Отдел подчиняется непосредственно [наименование должности руководителя предприятия, коммерческого директора].

1.3. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.4. Начальник финансового отдела имеет [вписать нужное] заместителя(ей).

Обязанности заместителя(ей) определяются начальником финансового отдела.

1.5. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов и пр.) в составе финансового отдела, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению начальника финансового отдела.

1.6. В своей деятельности отдел руководствуется:

Уставом предприятия;

Настоящим положением;

Законодательством Российской Федерации;

1.7. [Вписать нужное].

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника финансового отдела и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].

2.2. Финансовый отдел может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, бюро, группы, секторы, пр.).

Например: бюро (сектор, группа) финансово-кредитной деятельности, бюро (сектор, группа) финансово-инвестиционной деятельности, бюро (сектор, группа) учета основных средств и нематериальных активов, бюро (сектор, группа) ценных бумаг, бюро (сектор, группа) методологии и налогообложения, бюро (сектор, группа) операционных расходов, бюро (сектор, группа) анализа финансово-хозяйственной деятельности, бюро (сектор, группа) финансового планирования.

2.3. Положения о подразделениях финансовго отдела (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником финансового отдела, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп; заместителями начальника финансового отдела].

2.4. [Вписать нужное].

3. Задачи

Финансовый отдел обеспечивает следующие задачи:

3.1. Организация финансовой деятельности предприятия с целью наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

3.2. Осуществление единой политики предприятия в области финансов.

3.3. Контроль за использованием оборотных средств предприятия, кредитов.

3.4. Анализ финансово-экономического состояния предприятия.

3.5. Выработка кредитной политики предприятия.

3.6. Разработка учетной и налоговой политики.

3.7. Управление оборотными средствами, кредиторской и дебиторской задолженностью, а также издержками.

3.8. Обеспечение своевременности налоговых платежей в бюджет, расчетов с кредиторами и поставщиками.

3.9. Создание условий для эффективного использования основных фондов, трудовых и финансовых ресурсов предприятия.

3.10. [Вписать нужное].

4. Функции

На финансовый отдел возлагаются следующие функции:

4.1. Разработка финансовой стратегии предприятия и базы для его финансовой устойчивости.

4.2. Управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов.

4.3. Составление проектов перспективных и текущих финансовых планов с приложением всех необходимых расчетов.

4.4. Подготовка материалов для составления бизнес-плана предприятия.

4.5. Участие в подготовке проектов планов реализации продукции (работ, услуг), капитальных вложений, научных исследований и разработок.

4.6. Разработка прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

4.7. Участие в планировании себестоимости продукции и рентабельности производства.

4.8. Разработка прогнозов ожидания прибыли, расчет налога на прибыль, составление планов распределения прибыли на год и по кварталам.

4.9. Определение потребности в собственных оборотных средствах и расчет нормативов оборотных средств, планирование мероприятий по ускорению их оборачиваемости.

4.10. Работа по изысканию собственных средств и привлечению заемных средств.

4.11. Определение и реализация инвестиционной политики, участие в работе по изысканию дополнительных инвестиционных и финансовых ресурсов.

4.12. Взаимодействие с кредитными учреждениями по вопросам предоставления кредитных ресурсов. Составление и предоставление кредитных заявок и квартальных кассовых планов в банки и кредитные учреждения.

4.13. Организация работы по заключению договоров о предоставлении кредитов. Финансовое оформление полученных кредитов.

4.14. Работа по своевременному погашению займов и возврату полученных кредитных средств в установленные сроки.

4.15. Обеспечение выполнения кредитных планов, включая выплату процентов за кредит.

4.16. Разработка стратегии вывода ценных бумаг предприятия на фондовый рынок с определением издержек использования различных фондовых инструментов:

Определение вида ценных бумаг (акции, векселя, облигации);

Выбор первичного дилера ценных бумаг или портфельного инвестора и согласование с ним условий продажи и торговой площадки для первичных торгов;

- [вписать нужное].

4.17. Работа с ценными бумагами (приобретение акций, облигаций, пр.), контроль за портфелем ценных бумаг.

4.18. Определение объема затрат на выплату дивидендов по акциям предприятия.

4.19. Управление активами предприятия, определение их оптимальной структуры, подготовка предложений по замене и ликвидации активов.

4.20. Определение источников финансирования капитальных вложений. Разработка и утверждение плана капитальных вложений.

4.21. Определение порядка и условий финансирования капитального или текущего ремонта основных фондов, оформление предложений по отнесению расходов на себестоимость продукции.

4.22. Обеспечение своевременного поступления доходов.

4.23. Оформление финансово-расчетных и банковских операций в установленные сроки, включая предъявление в банки платежных требований, поручений и других расчетных документов, получение документов на отгрузку продукции, выписок счетов.

4.24. Ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций, выполняемых предприятием по счетам в банках и кредитных учреждениях.

4.25. Соблюдение установленного обслуживающим банком лимита остатка наличных денег в кассах предприятия в соответствии с расчетом на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу.

4.26. Обеспечение своевременного получения средств за отгруженную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги), а также своевременности оплаты счетов поставщиков и подрядчиков за отгруженные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги) в соответствии с заключенными договорами.

4.27. Организация работы по перечислению платежей и взносов по налогам и сборам в федеральный бюджет, бюджеты субъектов Российской Федерации, местный бюджет.

4.28. Подготовка необходимых материалов для проведения взаимозачетов.

4.29. Разработка и осуществление мероприятий, способствующих своевременности платежей, выбор форм расчетов с контрагентами и обеспечение соблюдения правил ведения расчетов.

4.30. Составление и предоставление в налоговые органы установленной документации по вопросам финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4.31. Обеспечение своевременности и полноты выплаты заработной платы работникам предприятия.

4.32. Обеспечение финансирования затрат, предусмотренных финансовыми планами, планами капитальных вложений.

4.33. Участие в разработке предложений, направленных на:

Обеспечение платежеспособности;

Предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, сверхнормативных запасов;

Повышение рентабельности производства;

Увеличение прибыли;

Снижение издержек на производство и реализацию продукции;

- [вписать нужное].

4.34. Осуществление мероприятий по укреплению финансовой дисциплины на предприятии.

4.35. Ведение учета движения финансовых средств и составление отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности.

4.36. Контроль за правильностью составления и оформления отчетной документации.

4.37. Обеспечение достоверности финансовой информации.

4.38. Доведение показателей финансовых планов и вытекающих из него заданий до структурных подразделений предприятия.

4.39. Осуществление контроля за выполнением финансовых планов структурными подразделениями.

4.40. Составление и предоставление руководству предприятия:

Сведений о поступлении денежных средств;

Отчетов о ходе выполнения кредитных и финансовых планов;

Информации о финансовом состоянии предприятия;

- [вписать нужное].

4.41. Обеспечение выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов.

4.42. Определение возможных финансовых рисков, их оценка применительно к каждому источнику средств.

4.43. Разработка валютной политики предприятия.

4.44. Разработка предложений по уменьшению финансовых рисков и программ по страхованию.

4.45. Определение стратегии предприятия в области лизинговых операций, осуществление лизингового финансирования.

4.46. Разработка мер по продаже, сдаче в аренду и залог части активов, ликвидации или консервации отдельных мощностей и объектов (в том числе нерентабельных, мобилизационных).

4.47. Ведение ежедневного оперативного учета показателей финансового плана, включая учет:

Объемов реализованной продукции;

Прибыли от реализации;

- [вписать нужное].

4.48. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия ежеквартально и в целом за год.

4.49. Участие в определении видов продукции (работ, услуг), не имеющей спроса на рынке, выработка программ и мероприятий по прекращению производства такой продукции.

4.50. Участие в ценообразовании на отдельные виды продукции (работ, услуг).

4.51. Определение объемов финансирования научно-исследовательских, опытно-конструкторских и проектно-изыскательских работ согласно сметам и договорам, согласованным со структурными подразделениями предприятия.

4.52. Согласование договоров на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в части обоснованности стоимости работ, а также соблюдения условий оплаты работ.

4.53. Определение направлений и объемов финансирования предприятием социальных программ (детских дошкольных учреждений, учебных заведений, благотворительных мероприятий, пр.).

4.54. Контроль за:

Выполнением финансовых планов и бюджета, планов реализации продукции, кредитных и кассовых планов, планов по прибыли и по иным финансовым показателям;

Прекращением производства продукции, не имеющей сбыта;

Правильным и эффективным расходованием денежных средств;

Целевым использованием собственных и заемных оборотных средств по структурным подразделениям и по предприятию в целом;

Соблюдением кассовой дисциплины;

Правильностью составления, оформления и утверждения смет, расчетов окупаемости капитальных вложений;

- [вписать нужное].

4.55. Участие в определении финансовых условий в заключаемых хозяйственных договорах, экспертиза проектов договоров, представленных контрагентами.

4.56. Анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, прогнозирование результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4.57. Анализ бухгалтерской и статистической отчетности.

4.58. Обеспечение подразделений предприятия инструктивными материалами, относящимися к финансовой деятельности предприятия.

4.59. Разработка методических указаний по вопросам финансирования операционных расходов, капитальных вложений, прочих видов деятельности.

4.60. Рассмотрение обращений и писем граждан и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию финансового отдела, организация проверок, подготовка соответствующих предложений.

4.61. Участие в проведении совещаний-семинаров с работниками экономических, финансовых и бухгалтерских подразделений.

4.62. Обеспечение защиты информационных ресурсов (собственных и полученных от других организаций),содержащих сведения ограниченного доступа.

4.63. Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности предприятия, необходимой для оперативного руководства и управления.

4.64. Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности предприятия, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

4.65. Разработка мер по обеспечению прозрачности финансового состояния предприятия (на основе совершенствования управленческого учета, перехода на международные стандарты бухгалтерского учета).

4.66. Разработка проектов инструктивных материалов по вопросам финансирования, бухгалтерского учета, отчетности и другим финансовым и хозяйственным аспектам, относящимся к компетенции отдела, и представление их на рассмотрение и утверждение в соответствующие структурные подразделения предприятия.

4.67. Участие в пределах своей компетенции в рассмотрении вопросов, связанных с созданием новых предприятий, реорганизацией и ликвидацией структурных подразделений предприятия.

4.68. [Вписать нужное].

5. Права

5.1. Финансовый отдел имеет право:

Давать указания в рамках контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия по оформлению финансовой документации;

Требовать и получать от других структурных подразделений предприятия данные анализа хозяйственной деятельности предприятия, необходимые для деятельности отдела;

Вести переписку по вопросам методологии финансового учета и отчетности, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия;

Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения директора предприятия и начальника юридического отдела;

Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с налоговыми, финансовыми органами, органами государственных внебюджетных фондов, банками, кредитными учреждениями, иными государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями;

Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;

Проводить совещания по вопросам финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

По согласованию с [наименование должности руководителя предприятия]

Или его заместителем по коммерческим вопросам привлекать экспертов и специалистов в области финансового консалтинга для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

5.2. Начальник финансового отдела визирует все документы, связанные с финансовой и хозяйственной деятельностью предприятия (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, пр.).

5.3. Начальник финансового отдела вправе подписывать платежные, расчетные, кредитные и другие финансовые документы, вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников управления, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

5.4. [Вписать нужное].

6. Взаимоотношения (служебные связи)

Примечание. Данный раздел дается как ориентировочный, поскольку со временем служебные связи между структурными и иными подразделениями изменяются ("шлифуются") и в положения о подразделениях вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, финансовый отдел взаимодействует:

6.1. С отделом главного бухгалтера по вопросам:

Получения:

Списков кредиторов и дебиторов;

Бухгалтерской информации о деятельности предприятия;

Баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета;

Отчетных калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг);

Планов проведения инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

Расчетов заработной платы;

- [вписать нужное].

Предоставления:

Финансовых, кредитных и кассовых планов;

Отчетов по погашению займов, уплате процентов по кредитам;

- [вписать нужное].

6.2. С планово-экономическим отделом по вопросам:

Получения:

Среднесрочных и долгосрочных планов производственной деятельности предприятия;

Копий плановых экономических заданий подразделений предприятия;

Плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат;

Проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы и услуги;

Результатов экономического анализа всех видов деятельности предприятия;

- [вписать нужное].

Предоставления:

Финансовых и кредитных планов;

Отчетов о выполнении финансовых планов;

Результатов финансового анализа;

Методических и инструктивных материалов по вопросам финансовой деятельности предприятия;

- [вписать нужное].

6.3. С отделом материально-технического снабжения по вопросам:

Получения:

Проектов перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения производственной деятельности предприятия;

Отчетных данных о движении материально-технических ресурсов, об их остатках на конец отчетного периода;

Копий претензий, заявленных контрагентами;

Проектов претензий к контрагентам при нарушении ими договорных обязательств;

Отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения;

- [вписать нужное].

Предоставления:

Согласованных проектов претензий;

Предложений по устранению причин, послуживших основанием для предъявления претензий и санкций к предприятию;

- [вписать нужное].

6.4. С отделом сбыта по вопросам:

Получения:

Проектов договоров и соглашений на поставку, продажу готовой продукции;

Прогнозов и планов реализации продукции;

Данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам;

Планов и графиков отгрузки продукции;

Данных об остатках продукции на складах;

Предложений по проведению мероприятий по снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций;

- [вписать нужное].

Предоставления:

Финансовых планов;

Информации о неоплаченных контрагентами счетах;

Сведений банков о выставленных покупателями (заказчиками) аккредитивах;

Извещений о применении финансовых санкций к покупателям (заказчикам), нарушившим обязательства по перечислению денежных средств за приобретенные товары;

Утвержденных расчетов нормативов оборотных средств;

- [вписать нужное].

6.5. С отделом маркетинга по вопросам:

Получения:

Обобщенных данных о спросе на выпускаемую предприятием продукцию (выполняемые работы, оказываемые услуги);

Маркетинг-планов;

Смет расходов на формирование спроса и стимулирование сбыта, проведение рекламных кампаний, участие в выставках, ярмарках, в выставках-продажах;

Сведений о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции;

- [вписать нужное].

Предоставления:

Согласованных смет расходов на формирование спроса и стимулирование сбыта с приложением финансовых обоснований;

Анализа затрат, произведенных за месяц (квартал, год);

- [вписать нужное].

6.6. С хозяйственным отделом по вопросам:

Получения:

Планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов предприятия (зданий, систем водоснабжения, пр.);

Смет хозяйственных расходов;

Оргтехники, бланков документов и канцелярских принадлежностей, необходимых для работы финансового отдела;

Материальных ценностей, необходимых для обслуживания совещаний, конференций, семинаров;

- [вписать нужное].

Предоставления:

Согласованных смет хозяйственных расходов;

Расчетов окупаемости капитальных вложений по внедрению новой техники, средств механизации;

Заявок на необходимые инвентарь и канцелярские принадлежности;

Отчетов по использованию и сохранности оборудования и инвентаря;

- [вписать нужное].

6.7. С юридическим отделом по вопросам:

Получения:

Решений по предъявленным предприятию претензиям, искам;

Обобщенных результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел;

Разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;

Правовой помощи в претензионной работе;

Согласованных материалов о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, предложений по принудительному взысканию долгов;

Анализа изменений и дополнений финансового, налогового, гражданского законодательства;

- [вписать нужное].

Предоставления:

Проектов финансовых договоров для правовой экспертизы;

Материалов для предъявления претензий, исков в суды;

Заключений по претензиям и искам, предъявленных предприятию;

Документов о перечислении денежных средств по оплате госпошлины в счет удовлетворения претензий и исков, предъявленных предприятию;

Заявок на разъяснение действующего законодательства;

- [вписать нужное].

6.8. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

Получения:

- [вписать нужное];

- [вписать нужное].

Предоставления:

- [вписать нужное];

- [вписать нужное].

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник финансового отдела.

7.2. На начальника финансового отдела возлагается персональная ответственность за:

Соответствие законодательству издаваемых отделом инструкций, и указаний по вопросам финансовой деятельности предприятия, финансового учета и отчетности;

Составление, утверждение и представление достоверной сводной финансовой отчетности и соблюдение сроков ее предоставления в соответствующие подразделения предприятия, руководителю предприятия, в налоговые, финансовые и иные органы;

Обеспечение руководства предприятия информацией по финансовым вопросам;

Своевременное, а также качественное исполнение документов и поручений руководства предприятия;

Недопущение использования информации работниками отдела в неслужебных целях;

Соблюдение трудового распорядка работниками отдела.

7.3. Ответственность работников финансового отдела устанавливается должностными инструкциями.

7.4. [Вписать нужное].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[должностное лицо, с которым согласовывается положение]

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Система управления предприятием представляет собой сложно устроенный механизм, и финансовый отдел является одной из самых существенных его составляющих. Суть и организационные задачи финансового отдела – важнейшие информационные блоки, где сосредоточены все данные о деятельности предприятия.

Вы узнаете:

Для чего нужен финансовый отдел
Что входит в структуру финансового отдела
Кто работает в финансовом отделе
Чем занимается финансовый отдел
Что закрепляет Положение о финансовом отделе

Финансовый отдел предприятия занимается сбором и анализом данных о деятельности и операциях, производимых предприятием, включая результаты бухучета, данные о конкурентах и потребителях, внешнеэкономические отчеты.

Для чего нужен финансовый отдел на предприятии

Финансово-экономический отдел – это структурное образование, выполняющее конкретные управленческие функции на предприятии. Организационно-правовая форма организации предприятия, характер осуществляемой деятельности, производственный объем и общая численность штаба сотрудников определяют структуру и численность финансового отдела.

От характера осуществляемой деятельности и производственного объема зависят величина финансового оборота, число платежных документов по расчету с партнерскими предприятиями (как поставщиками, так и с заказчиками), а также с частными банками, кредиторами и непосредственно с бюджетом. Масштаб кассовых операций и расчет с работниками определяет состав и число штаба сотрудников финансового отдела.

Основные направления финансовой работы, осуществляемые на предприятии, - бюджетное планирование, оперативная и контрольно-аналитическая деятельность.

В области планирования финансовый отдел осуществляет следующие функции:

занимается планированием финансов и кредитов с учетом всех необходимых расходов;
анализирует собственные оборотные потребности;
выявляет возможности финансирования деятельности предприятия;
разрабатывает проекты вложений капиталов с учетом всех особенностей;
участвует в составлении бизнес-планов ;
проектирует кассовые планы;
принимает участие в планировании реализации производственной продукции, анализирует рентабельность и связанные с этим расходы.

Оперативная работа финотдела несет ответственность за выполнение задач различного рода, основными из которых являются:

обеспечение поступлений платежей в бюджет в строго установленное время, выплата процентов по кратко- и долгосрочным банковским ссудам, своевременная выдача заработной платы всем работникам и служащим предприятия, осуществление всех кассовых операций;
оплата услуг поставщиков за предоставленные товары и работу;
покрытие расходов на плановые затраты;
оформление кредитных соглашений согласно договорам;
каждодневный мониторинг реализации продукции, поступающей от нее прибыли и других источников дохода предприятия;
контроль за реализацией требований финансового плана и общей финансовой ситуацией на предприятии.

Контрольно-аналитическая работа

Финансовый отдел организации обязуется осуществлять постоянный мониторинг финансовых поступлений, кассовых операций и кредитного плана, расчет прибыли и рентабельных показателей, а также контролировать целесообразность использования как собственного бюджета, так и средств из заемного капитала и банковских кредитов.

Практика показывает, что ранее обязанности финансового отдела выполняла группа бухгалтеров, работающих на предприятии.

В настоящее время задачи финансового отдела значительно расширились, что и потребовало создать отдельное подразделение на предприятии, занимающееся вопросами финансирования. Расширение задач связано с появлением предприятий различной организационно-правовой формы, а также становлением негосударственных коммерческих организаций. Передача в частные руки объектов муниципальной и государственной собственности, рост субъектной самостоятельности в различных сферах, в том числе и в области внешней торговли, также сыграли ключевую роль в данном процессе.

На мелких частных корпорациях и товариществах деятельность финансового отдела могут осуществлять бухгалтеры по причине низкого торгового оборота и небольшого штаба сотрудников. Совершенно другую ситуацию можно наблюдать в крупных организациях, акционерных обществах закрытого и открытого типов, где жизненно необходимо наличие такого структурного подразделения, как финансовый отдел.

Как подготовить ребенка к управлению бизнесом: растим наследника

Рыночные отношения в хозяйственной деятельности способствуют увеличению числа функций, выполняемых финансовым отделом, который помимо контроля за поступлениями в бюджет, осуществления партнерской деятельности с банками, кредиторами и поставщиками, своевременного предоставления заработной платы сотрудникам, планирования расчетов, мониторинга за целесообразным расходованием собственных бюджетных средств, обязан также заниматься финансовым менеджментом, который создает новый спектр задач.

Финансовый менеджмент – это процесс управления всеми финансовыми поступлениями и расходами, целью которого является поиск наиболее эффективных путей использования собственных бюджетных средств и привлеченного капитала для увеличения прибыли производства. Анализируя отчеты по финансам по ряду показателей, в том числе учитывая систему , что зависит от активов и пассивов предприятия, финансовый менеджмент ставит перед собой задачу разработать наиболее выгодную стратегию и тактику решения финансовых вопросов, тем самым кардинально меняя роль и место финансовой службы в системе управления предприятием.

Деятельность финансового отдела посвящена главной цели – обеспечить стабильность и экономический рост, повысить прибыль предприятия.

Основное содержание финансовой работы включает в себя следующее:

финансирование хозяйственной деятельности;
ведение партнерских отношений с финансово-кредитными и иными хозяйствующими субъектами;
целесообразное использование и планирование средств собственного и заемного капитала;
обеспечение своевременных поступлений в бюджет, банковских отчислений и выплат работникам и поставщикам. Таким образом, отдел финансового управления занимается осуществлением финансового кругооборота с учетом строго планирования средств, а также ведением партнерских отношений с целью увеличения коммерческой прибыли предприятия.

Как контролировать финансовое положение без финансового отдела

Если на предприятии управленческий учет налажен плохо, директор получает от бухгалтерии информацию о прибылях и убытках спустя месяц после закрытия периода. Это означает, что повлиять на ситуацию невозможно. Избежать финансовых проблем позволит еженедельное планирование: вы сможете, не дожидаясь отчетов от бухгалтерии, контролировать расходы, не допускать лишних затрат, а главное, создадите инструмент для планирования будущего.

Установите плановые показатели деятельности и затем следите за их отклонениями - такой контроль требует не более 15 минут в неделю. Как наладить подобную систему, рассказала редакция журнала «Коммерческий директор».

Как выглядит структура финансового отдела

Структура финансового отдела определяется объемом производства, масштабами предприятия, его целями и направлением осуществляемой деятельности.

Приблизительно структура финансовой службы крупной организации выглядит следующим образом:

На финансовую бухгалтерию возлагаются задачи по осуществлению бухучета, по составлению и ведению отчетности в системе бухгалтерского баланса, а также отчет финансового отдела по прибыли и расходам, составление общественной отчетности в соответствии с общепринятыми стандартами счетоводства и разработка политики учета.
Аналитический отдел выполняет функции, связанные с анализом финансовых данных и общим состоянием предприятия. Занимается подготовкой годового финансового отчета и играет ключевую роль в подготовке отчетного доклада на общем акционерном собрании. Анализирует финансовые показатели предприятия и следит за грамотным проектированием инвестиционного фонда.
Отдел финансового планирования осуществляет разработку кратко- и долгосрочных финансовых проектов, а также управляет общим бюджетом предприятия.
Отдел налогового планирования имеет своей задачей разработать корректную налоговую политику, составить отчеты по уплате налогов и налоговым декларациям, предоставить их в соответствующие органы, обеспечить своевременную уплату налогов в полном размере, сверить расчеты с основным бюджетом и внебюджетными источниками финансирования.
Оперативный отдел осуществляет деятельность по работе с кредиторами и дебиторами, ведет сообщение с банками и другими финансово-кредитными организациями. Контролирует соблюдение всеми подотделами платежной, налоговой и расчетной дисциплины.
Отдел ценных бумаг и валютного контроля формирует пакет ценных бумаг, управляет их движением. Следит за осуществлением всех финансовых операций в соответствии с существующим законодательством. Иными словами, выполняет ключевую контрольную и казначейскую функцию в структуре финансовой службы.

Необходимо отметить, что позиции директоров финансовых служб различных компаний на вопрос о том, от чего зависит структура финансового отдела, значительно рознятся.

Некоторые из них считают идеальной классическую модель, состоящую из казначейства, бухгалтерии, бюджетного (планового) отдела.

Другие отмечают важность стратегических целей компании, влияющих на состав финансовой службы. Например, если деятельность предприятия ориентирована главным образом на работу с ценными бумагами, то тогда в структуре отдела должен быть специальный орган, осуществляющий эти функции.

Мнение эксперта

Структура финансового отдела зависит от потребностей компании

Элла Гимельберг,

генеральный директор, управляющий партнер компании S&G Partners, Москва

Структура финансового отдела должна носить разделенный характер в том случае, если этого требует деятельность предприятия (крупные обороты, участие в программах по инвестированию и заимствованию, наличие учета по МСФО, управленческая система учета и т. д.). Финансового директора можно назвать топ-менеджером, в полномочия которого не входят примитивные управленческие и финансовые вопросы. Отделы финансового отдела – казначейство, управление бюджетированием, управленческим учетом, инвестиционной деятельностью – должны входить в структуру финансовой службы. Подобная структура департамента подразумевает наличие четырех линейных топ-менеджеров (3 менеджера управления и 1 казначейства), ответственных за надлежащее выполнение всеми отделами их основных функций. Финансовый директор отдела должен осуществлять мониторинг за их деятельностью и разрабатывать новые стратегии усовершенствования системы.

Сотрудники финансового отдела и их функции

Для того чтобы разобраться в схеме управления финансами, необходимо четко представлять себе функции каждого человека, работающего в финансовом отделе. Итак, сотрудники финансового отдела имеют следующие полномочия и обязанности:

Контролер

Специалист в этой сфере осуществляет внутренний контроль в финансовом отделе. Он разрабатывает различные стратегии по учету затрат и расходов с целью найти более рентабельные пути производства. Полученные сведения контролер передает выше стоящим структурам: вице-президенту компании, главному управляющему и, на финальном уровне, совету директоров.

Основная ответственность контролера сосредоточена на разработке финансовых смет. Он анализирует денежную ситуацию предприятия, его финансовое состояние, дает свой прогноз, оценку и предложения по изменениям, способствующим повышению рентабельности предприятия.

Бухгалтерия и отдел продаж: как наладить эффективное сотрудничество

Если предприятие работает в режиме корпорации, то тогда назначение на должность контролера производится советом директоров, а его должностные обязанности закрепляются в организационном уставе. Как правило, комплектация должности «контролер» производится при поддержке президента компании и финансовых комитетов.

Казначей

Основные обязанности казначея – это работа с ценными бумагами и наличными средствами компании. Казначей проводит все необходимые денежные операции: инкассацию, передачу, инвестирование, заем и выплату финансов. Аналогично с предыдущей ситуацией, казначей находится в непосредственном подчинении у вице-президента (в исключительных случаях – у президента компании).

В спектр его обязанностей входит ведение партнерской деятельности с банками, контроль за всеми операциями предприятия: кассовыми и кредитными. Для осуществления прогнозирования будущего движения финансовых средств казначей работает в кооперации с директором по составлению смет финансов, а также с контролером, обеспечивая при этом движение денежных средств в соответствии с запланированными краткосрочными банковскими ссудами, увеличением притока наличных поступлений или снижением сумм кассовых депозитов и ликвидацией непродолжительных инвестиций.

Уникальные полномочия казначея состоят в его обязанности подтверждать своей подписью все чековые документы компании как на крупные, так и на небольшие суммы. Эти суммы и кассы находятся под его управлением или же под руководством одного из его подчиненных. Во многих организациях казначей также совмещает должность секретаря, в обязанности которого входит подписание всех контрактов, закладных и накладных, сертификатов и других финансовых документов компании. Казначей, или иначе вице-президент компании, играет ключевую роль в системе управления предприятием.

Главный бухгалтер

Финансовый отдел бухгалтерии включает ряд специалистов, однако максимальная ответственность лежит на главном бухгалтере. Данный специалист находится в непосредственном подчинении у контролера, имеет смежные функции, однако на более низком уровне и в значительно меньшем масштабе.

Главный бухгалтер ответственен за планирование, а также, работая в кооперации с контролером, осуществляет разработку и практическое применение стратегий по учету затрат и расходов, производимых предприятием, а также методов эффективной ревизии. Однако это второстепенные функции, а основные полномочия заключаются в проведении бухгалтерского учета, ведении финансовой отчетности.

Главный бухгалтер занимается подготовкой финансовых и статистических сводок, которые затем передаются контролеру, казначею или управляющему. Иными словами, задачи бухгалтера – это подготовка основных документов по отчетности, которые затем передаются главным акционерам, федеральным и штабным организациям. Однако в некоторых учреждениях функции бухгалтера и контролера могут быть совмещены и выполняться одним специалистом.

Главный бухгалтер зачастую занимается контролем за системой обработки данных предприятия. Таким образом, именно этот специалист производит наблюдение за данной системой, а контролер обслуживает требования учета (счета дебиторов, контроль ресурсов, выплата заработной платы и т. д.).

Как стать генеральным директором и организовать свой бизнес

Некоторые фирмы обеспечены установками для обработки данных в сфере учета, однако с течением времени эти установки приобретают и новые функции. В итоге главный бухгалтер занимается наблюдением и контролем за данными установками, а контролер переключается на работу с другими отделами, осуществляющими иные операции.

Директор по вопросам финансовых смет

В состав финансового отдела крупных компаний помимо главного бухгалтера и контролера входит также и директор, занимающийся вопросами финансовых смет и системной отчетностью.

Специалист данного профиля находится в подчинении контролера и рассматривает вопросы прогнозирования сбыта, проводит анализ существующего экономического климата и оценивает возможности и перспективы рабочей силы и сырьевых материалов. На основе полученных данных специалист формирует четкие проекты на базе производственных и административных финансовых смет для представления вышестоящим структурам.

Директор по вопросам финансовых смет проводит подготовку окончательных вариантов смет и предоставляет эти копии начальникам и управляющим всех отделов. Работая в тандеме с казначеем, директор по финансовым сметам ручается за финансовое обеспечение обозначенных в смете средств в случае необходимости их использования.

Данный специалист производит анализ финансовых смет и в случае каких-либо изменений предлагает возможные варианты усовершенствования как самих смет, так и производственных планов.

Ревизор

В штабе сотрудников финансового отдела должность ревизора не является обязательной. Основные задачи ревизора заключаются в проверке правильности ведения отчетов.

Помимо ревизора в данном подразделении трудятся помощники ревизора, ревизоры-представители предприятий и отделов, а также весь канцелярский персонал. Планирование внутренних ревизий и ведение всех операций, связанных с ревизией, – основные задачи данного должностного лица. Ревизор может находиться в подчинении у различных специалистов, например, у контролера или главного бухгалтера, но также возможны случаи, когда ревизор находится в подчинении у президента предприятия, совета директоров или финансового комитета.

Если главенствующим звеном является контролер, то тогда именно он осуществляет контроль планов и результатов ревизий. В случае если ревизор видит более эффективные пути внутреннего контроля и упрощения ревизионных и бухгалтерских функций, он вправе предложить свои идеи касательно бухгалтерских изменений вышестоящему лицу.

Как правило, именно ревизор осуществляет работу с бухгалтерами, занимающимися ревизией книг предприятия в независимом порядке. В некоторых фирмах существует единая должность ревизора и директора по финансовым сметам, находящегося в подчинении контролера.

Управляющий или администратор по вопросам налогов

Управляющий по вопросам налогов находится в подчинении казначея, но несмотря на это, специалист данного профиля часто получает задания и от контролера, так как для решения вопросов, связанных с налоговыми обязательствами, ему необходимо сотрудничать с обоими отделами: отделом ревизий и общего учета.

Администратор по вопросам налогов входит в штаб сотрудников финансового отдела, функции которого заключаются также в осуществлении страховых операций. В крупных компаниях налоговые операции различного профиля (акцизные сборы, местные, штатные и федеральные налоги) выполняют различные секторы налогового отдела. В данном случае управляющий по налогам подчиняется не контролеру, а напрямую президенту предприятия или финансовому комитету.

Как правило, на данную должность приглашают юриста или «общественного» бухгалтера, который осведомлен о существовании определенных правил, требований и постановлений.

Директор по вопросам планирования

Отдел финансового анализа, занимающийся как анализом, так и перспективным планированием налогов, представлен директором по вопросам планирования. Даже в случае если данная должность не предусмотрена в системе компании, эти функции все равно обязательно выполняются каким-либо другим специалистом.

Директор по вопросам планирования – это высокая должность, и специалист, занимающий ее, осуществляет деятельность на высоком уровне в кооперации с главным финансовым управляющим. Как правило, на эту должность по карьерной лестнице могут продвинуться либо главный бухгалтер, либо директор по финансовым сметам.

Директор по планированию (чаще всего выступает в качестве финансового аналитика )

Подготовкой финального отчета для последующего предоставления его начальству занимается именно это должностное лицо. Окончательное заключение строится на основе всех финансовых смет, ревизий и данных учета. Специалист этого профиля разрабатывает кратко- и долгосрочные финансовые планы, а также определяет основные целевые направления в сферах сбыта, прибыли и капитальных расходов.

При принятии решений о ликвидации, слиянии или покупке новых филиалов предприятия мнение директора по планированию является очень веским. Директор по планированию и финансовому анализу дает оценку состояния рынка и общей экономической ситуации предприятия.

Функции этого специалиста схожи с обязанностями начальника финансового отдела, хотя в некоторых ситуациях он выполняет ту же работу, что и контролер, и директор по вопросам финансовых смет. Три перечисленных выше должностных лица могут осуществлять деятельность директора по планированию и финансовому анализу, если данная должность не предусмотрена в штабе сотрудников компании. В данной ситуации основная ответственность лежит на плечах высшего управляющего финансового отдела.

Финансовый директор: обязанности и функции главного "счетовода"

Должность директора по планированию появляется в структуре компании в случае крупных производств, когда вопросы финансового анализа и перспективного планирования играют важную роль. В подобных случаях основная обязанность директора по планированию состоит в исполнении части должностных обязанностей финуправляющего и координации информационного потока, поступающего от контролера, директора по финансовым сметам, казначея к высшим структурам.

Финансовый комитет

Финансовый комитет в настоящее время приобретает функции отдела финансового мониторинга, решающего важнейшие стратегические задачи. Любое серьезное решение, касающееся финансов, является результатом деятельности финансового комитета.

Как правило, совет директоров принимает решение о создании финансового комитета, который является не только консультативным органом, занимающимся вопросами разработки политики предприятия, но также и функциональным звеном компании.

Собрания финансовых комитетов довольно редко происходят на ежедневной основе, обычно встречи организуются ежемесячно или ежеквартально для обсуждения каких-либо важных вопросов, заранее поставленных на повестку дня президентом компании или советом директоров.

Должностные обязанности председателя финансового комитета выполняются президентом компании, финансовым управляющим или председателем совета директоров. В состав финансового комитета обычно входит президент корпорации, представители совета директоров, главные специалисты всех финансовых групп. В компаниях с небольшим объемом производства финансовый комитет состоит из всех ответственных должностных лиц.

В случае если совет директоров принял решение о создании данного органа, тогда финансовый комитет имеет право решать все финансовые вопросы от лица совета директоров в период между заседаниями. Занимаясь разъяснением вопросов финансовой политики на встречах и собраниях, специалисты финансового комитета определяют общие рамки, которыми должны руководствоваться все работники компании в осуществлении своей деятельности. После этого обсужденные вопросы подвергаются голосованию, хотя это необязательное условие заседаний.

Финансовая политика фирмы не единственная сфера деятельности финансового комитета. Помимо этого, этот орган, действующий на постоянной основе, анализирует финансовые сметы просматривает итоги ревизии, дает оценку планам расходов капитала и разрабатывает ценовую политику.

В небольших предприятиях данный финансовый орган дает согласие на крупные кредитные запросы, оценивает деятельность персонала и назначает заработную плату согласно выполняемым обязанностям, а также выносит решение о дополнительном поощрении сотрудников.

В крупных организациях вопросами разработки финансовых смет, инвестиционных планов и планирования занимаются отдельные структуры. Однако в подавляющем большинстве во всех фирмах действует только один орган – финансовый комитет, который занимается всеми выше перечисленными вопросами.

Основные направления работы финансовой службы

Финансовый директор применяет различные методы управления предприятием :

кредитование;
налогообложение;
планирование;
самофинансирование;
систему безналичных расчетов;
самострахование (образование резервов);
трастовые, залоговые, лизинговые, факторинговые и иные операции;
страхование.

При использовании данных методов возможно проведение различных финансовых операций, связанных с кредитом, займом, процентными ставками, дисконтами, котировкой курса ценных бумаг и валют, дивидендами и т. д.

Финансовая работа в отделе производится по трем направлениям:

планирование финансовых средств (расходы, доходы, капитал);
управление финансовым оборотом в текущей ситуации;
работа в финансовом отделе по контролю и анализу всех денежных операций.

Финансовое планирование (бюджетирование доходов, расходов и капитала)

Финансово-плановый отдел производит многогранное планирование финансовых планов и обеспечивает контроль за их выполнением в каждом из структурных отделов и компании в целом.

Если штаб сотрудников структурных подразделений (центров ответственности) окончательно определен, то возможности планирования и прогнозирования результатов значительно расширяются.

Многие крупные компании составляют отдельные бюджетно-денежные предложения для центров прибыли и затрат, центров учета финансов и профит-центров.

Центр финансового учета – орган финансовой структуры компании, осуществляющий управленческую независимую деятельность по учету.

Центры финансового учета состоят из объектов трех типов:

оказывающие влияние на прибыльность компании (бюджетные доходы и расходы);
определяющие способность объекта осуществлять выплаты (статья движения бюджетных средств);
влияющие на перспективное усовершенствование фирмы (статья капитального бюджета).

Для разработки бюджетов применяются следующие данные:

информация и прогнозы о прибыльности продаж (работ, представленных услуг);
информация по переменным производственным издержкам по каждой группе товаров;
данные по постоянным и общим издержкам, подвергающимся анализу по каждому отдельному виду товара с целью выяснить рентабельность продукта;
прогнозирование изменений активов предприятия, инвестиционных источников, оборотных показателей и прибыльности активов оборота.
данные о налоговой платежеспособности предприятия, отчислении средств во внебюджетные организации, взятии кредитов в финансово-кредитных учреждениях и быстром их погашении;
прогнозирование доходности бартерной деятельности и составление совместных отчетов по анализу ее прибыльности;
данные об общем положении дел на предприятии (состав отдельных средств, износ оборудования, процент обновления средств производства и их рентабельности).

Первоочередные действия для осуществления управления бюджетом:

анализ производственного потенциала фирмы;
использование методов отчетности и учета;
учет структуры персонала;
разработка системы управления финансами;
подготовка бюджетных средств к использованию и необходимой отчетности по контролю за ними.

Для осуществления управления бюджетом производится сперва назначение сотрудника на должность директора по бюджету. Как правило, эту функцию выполняет руководитель финансового отдела. Выполняя роль эксперта, финансовый директор занимается координацией деятельности, осуществляемой подструктурами и службами предприятия.

Директор по бюджету возглавляет бюджетный комитет, в состав которого входят главные специалисты всех управленческих систем предприятия. Комитет по бюджетированию – это орган, действующий на постоянной основе, осуществляющий контроль за стратегическим и финансовым планированием компании, дающий рекомендации и прекращающий споры по различным вопросам, возникающим в процессе работы над бюджетом. На западе данный орган имеет иное название, а именно: «группа стратегического планирования» или «группа финансового анализа и планирования».

Оперативная (текущая) деятельность по управлению денежным оборотом

Оперативная финансовая работа состоит в ведении партнерских отношений с другими хозяйствующими субъектами и контрагентами предприятия:

с поставщиками ценностей и услуг материального характера;
с потребителями готовых продуктов или услуг;
с системой государственного бюджета;
с арбитражным судом при решении спорных вопросов.

Отдел финансового обеспечения, осуществляющий оперативную финансовую работу, прибегает к использованию различных методов эффективного финансирования предприятия:

финансирование за счет личных средств предприятия;
политика умеренного планирования финансов;
применение агрессивной финансовой политики, подразумевающей взятие краткосрочных кредитов в банке;
финансирование по обязательствам за счет получения отсрочки обратных выплат.

Однако предприятие не может производить отсрочку выплат на бессрочной основе, а только в рамках, установленных действующим законодательством.

При использовании средств, полученных посредством кредитного финансирования, специалисты финансового отдела пользуются различными методами для обеспечения полученных средств:

увеличением процента ликвидных активов (финансов и краткосрочных ценных бумаг);
увеличением сроков банковских кредитов.

Следует иметь в виду, что эти методы приводят к снижению доходности ссудополучателя:

по причине инвестирования в плохо рентабельные активы – в первом случае;
по причине неукоснительной выплаты кредитов и займов при наличии личных сбережений – во втором.

При осуществлении оперативной работы с финансами работники финансового отдела анализируют показатели задолженностей по дебиту и кредиту (на основе квартальных отчетов и главных бухгалтерских книг, а также журналов по расчету с кредитными заемщиками и дебиторами) с учетом всех значений данных показателей.

Финансовый отдел компании рассматривает вексельные задолженности, принимая в расчет дисконты, необходимые как для получения, так и для уплаты. Эти функции частично исполняет бухгалтерия.

Решение взять внешний займ принимается финансовым отделом, план которого разрабатывается специалистами финансовой службы и включает вопросы о том, каким образом, когда и под каким процентом данные средства будут возвращаться. Даже несмотря на отсутствие дивидендов, инвесторы могут оценить акции компании достаточно высоко, если они будут уверены в перспективности предприятия, в его рентабельности и в достоверности предоставляемой информации о выплатах и невыплатах дивидендов в случае реинвестирования чистых доходов. Доля выплат дивидендов, по мнению западных экономистов, должна составлять не более 40%, если речь идет о стабильно функционирующем предприятии.

Контрольно-аналитическая деятельность предполагает проведение постоянного мониторинга за местным и совместным бюджетом, за структурой денежного капитала, тратами основных и резервных финансов, ликвидностью баланса и платежеспособностью. Организацией данной работы на предприятиях различной организационной формы занимается главный или финансовый директор.

Финансовый контроль как метод управления финансами предприятия

Отдел финансового контроля управляет финансами на последней финальной стадии, когда контроль всего капитала предприятия является столь необходимым. Помимо этого, контроль над индивидуальным кругооборотом фондов происходит на каждой его стадии, начиная с вложения средств в запасники производства и заканчивая продажей уже готового продукта и получения прибыли от его реализации.

Финансовый контроль является одним из основных методов, использующихся в управлении денежными средствами предприятий.

Контроль и анализ доходов сводного бюджета обеспечивает постоянность и стабильность финансирования текущей и операционной работы компании. Этим занимается финансовая служба. Контроль и анализ расходов консолидированного бюджета является камнем преткновения в любой компании, и от того, насколько успешно этот контроль будет произведен, зависит рентабельность фирмы.

Говоря о финансовом отделе, чем занимается этот орган и как функционирует, необходимо перечислить его основные обязанности: оперативная текущая работа, планирование финансов и их контроль, а также контрольно-аналитическая работа.

Для выбора грамотной стратегии и путей развития предприятия в сфере инвестиций, финансов и инноваций необходимо проводить систематический контроль, анализ и планирование финансов. Стабильность доходов компании зависит от принимаемых предприятием решений, рассчитанных на кратко- и долгосрочную перспективу.

Мнение эксперта

Какие данные от финансового отдела нужно контролировать постоянно?

Дмитрий Еремеев,

генеральный директор компании Richemont Luxury Goods (RLG), Москва

Именно финансовый директор должен нести полную ответственность за всю предоставляемую финансовую информацию в обязательном присутствии директоров по логистике и продажам. Необходимо учитывать три возможных стадии финансового контроля за общим финансовым состоянием предприятия:

Стадия оперативного контроля – ежедневный, еженедельный и ежемесячный доклад о финансовом состоянии фирмы. На этом этапе невозможно планирование и прогнозирование!
Стадия краткосрочного контроля – ежеквартальный доклад о состоянии финансов фирмы, требующий обсуждения, корректировки показателей на оставшийся годовой период.
Стадия средне- и долгосрочного контроля – осуществление планирования показателей на последующий год и прогнозирования на последующие два года. Рекомендация: планировать меньше, чем на год, непрактично.

В случае внезапного возникновения кризисов и других неприятных сюрпризов необходима чрезвычайно экстренная реакция по срочной приостановке кризиса, разработке плана действий, после чего необходимо немедленно выявить причины кризисной ситуации и прибегнуть к их устранению . Исключение можно сделать только в случае быстро растущего бизнеса. В этом случае корректировки должны вноситься на ежемесячной основе.

Положение о финансовом отделе предприятия

Положение о финансовом отделе – это важнейший документ, определяющий базовые аспекты управления персоналом и выстраивания документов, разработанный финансовым директором.

Итак, его составляющие :

Организационно-функциональная структура финансового отдела.

Блок-схема наиболее наглядно представляет структуру финансовой службы со всеми ее отделами и подразделениями резервной категории.

Численность структур и штатов финансовой службы.

Наиболее традиционный вид представления структурной численности – это таблица, содержащая названия всех отделов, должностных лиц и количество служащих в том или ином подразделении.

Основные задачи и целевые направления финансового отдела

В зависимости от стратегии развития фирмы определяются основные цели компании и задачи каждого отдела и должностного лица, решение которых является обязательным для повышения эффективности предприятия.

Матрица функций.

Это таблица, которая содержит названия различных функций по вертикали, а в горизонтали вписаны имена управляющих и сотрудников организационных звеньев, отвечающих за исполнение этих функций. На пересечении двух линий отмечается, кто и чем занимается. Наглядный вариант для наблюдения за загруженностью подразделений и распределения функций между отделами.

Порядок взаимодействия работников финансового отдела.

Как правило, устанавливается внутренний порядок взаимодействия между работниками одного подразделения или между подотделами финансовой службы и внешний – с частными лицами (клиентами) и государственными (приватными) организациями. За основу берутся структурные особенности компании, задачи и цели отделов и установленные компанией традиции.

Процедура разрешения споров и конфликтов.

В случае конфликтных ситуаций необходимо подавать апелляцию по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – руководитель отдела – рядовой сотрудник». Если же сотрудники задают вопросы финансовому отделу касательно заданий, компенсаций, поощрений, принятия решений или высказывают инновационные предложения по развитию, действует та же схема обращения.

Конфликты в компании: как примерить враждующие отделы

Установление показателей для оценки работы финансового отдела.

Данный раздел описывает показатели, соблюдение которых оценивает работу финансового отдела, как успешную. Данные показатели должны быть обязательно измеримыми и конкретными.

Финальные положения.

В этом пункте сосредоточены основные требования по составлению Положения о финансовом отделе, о сроках его принятия работниками отделов, о правилах его хранения. Свое согласие с Положением о финансовой службе должны дать кадровые работники и генеральный директор предприятия.

Вы узнаете:

Для чего нужен финансовый отдел
Что входит в структуру финансового отдела
Кто работает в финансовом отделе
Чем занимается финансовый отдел
Что закрепляет Положение о финансовом отделе

Для чего нужен финансовый отдел на предприятии

В области планирования финансовый отдел осуществляет следующие функции:

занимается планированием финансов и кредитов с учетом всех необходимых расходов;
анализирует собственные оборотные потребности;
выявляет возможности финансирования деятельности предприятия;
разрабатывает проекты вложений капиталов с учетом всех особенностей;
участвует в составлении бизнес-планов ;
проектирует кассовые планы;
принимает участие в планировании реализации производственной продукции, анализирует рентабельность и связанные с этим расходы.

обеспечение поступлений платежей в бюджет в строго установленное время, выплата процентов по кратко- и долгосрочным банковским ссудам, своевременная выдача заработной платы всем работникам и служащим предприятия, осуществление всех кассовых операций;
оплата услуг поставщиков за предоставленные товары и работу;
покрытие расходов на плановые затраты;
оформление кредитных соглашений согласно договорам;
каждодневный мониторинг реализации продукции, поступающей от нее прибыли и других источников дохода предприятия;
контроль за реализацией требований финансового плана и общей финансовой ситуацией на предприятии.

Контрольно-аналитическая работа

Как подготовить ребенка к управлению бизнесом: растим наследника

Основное содержание финансовой работы включает в себя следующее:

финансирование хозяйственной деятельности;
ведение партнерских отношений с финансово-кредитными и иными хозяйствующими субъектами;
целесообразное использование и планирование средств собственного и заемного капитала;
обеспечение своевременных поступлений в бюджет, банковских отчислений и выплат работникам и поставщикам. Таким образом, отдел финансового управления занимается осуществлением финансового кругооборота с учетом строго планирования средств, а также ведением партнерских отношений с целью увеличения коммерческой прибыли предприятия.

Как контролировать финансовое положение без финансового отдела

Как выглядит структура финансового отдела

Приблизительно структура финансовой службы крупной организации выглядит следующим образом:

На финансовую бухгалтерию возлагаются задачи по осуществлению бухучета, по составлению и ведению отчетности в системе бухгалтерского баланса, а также отчет финансового отдела по прибыли и расходам, составление общественной отчетности в соответствии с общепринятыми стандартами счетоводства и разработка политики учета.
Аналитический отдел выполняет функции, связанные с анализом финансовых данных и общим состоянием предприятия. Занимается подготовкой годового финансового отчета и играет ключевую роль в подготовке отчетного доклада на общем акционерном собрании. Анализирует финансовые показатели предприятия и следит за грамотным проектированием инвестиционного фонда.
Отдел финансового планирования осуществляет разработку кратко- и долгосрочных финансовых проектов, а также управляет общим бюджетом предприятия.
Отдел налогового планирования имеет своей задачей разработать корректную налоговую политику, составить отчеты по уплате налогов и налоговым декларациям, предоставить их в соответствующие органы, обеспечить своевременную уплату налогов в полном размере, сверить расчеты с основным бюджетом и внебюджетными источниками финансирования.
Оперативный отдел осуществляет деятельность по работе с кредиторами и дебиторами, ведет сообщение с банками и другими финансово-кредитными организациями. Контролирует соблюдение всеми подотделами платежной, налоговой и расчетной дисциплины.
Отдел ценных бумаг и валютного контроля формирует пакет ценных бумаг, управляет их движением. Следит за осуществлением всех финансовых операций в соответствии с существующим законодательством. Иными словами, выполняет ключевую контрольную и казначейскую функцию в структуре финансовой службы.

Мнение эксперта

Структура финансового отдела зависит от потребностей компании

Элла Гимельберг,

генеральный директор, управляющий партнер компании S&G Partners, Москва

Сотрудники финансового отдела и их функции

Контролер

Бухгалтерия и отдел продаж: как наладить эффективное сотрудничество

Казначей

Главный бухгалтер

Как стать генеральным директором и организовать свой бизнес

Директор по вопросам финансовых смет

Ревизор

Управляющий или администратор по вопросам налогов

Директор по вопросам планирования

Директор по планированию (чаще всего выступает в качестве финансового аналитика )

Финансовый директор: обязанности и функции главного "счетовода"

Финансовый комитет

Основные направления работы финансовой службы

Финансовый директор применяет различные методы управления предприятием :

кредитование;
налогообложение;
планирование;
самофинансирование;
систему безналичных расчетов;
самострахование (образование резервов);
трастовые, залоговые, лизинговые, факторинговые и иные операции;
страхование.

Финансовая работа в отделе производится по трем направлениям:

планирование финансовых средств (расходы, доходы, капитал);
управление финансовым оборотом в текущей ситуации;
работа в финансовом отделе по контролю и анализу всех денежных операций.

Финансовое планирование (бюджетирование доходов, расходов и капитала)

Центры финансового учета состоят из объектов трех типов:

оказывающие влияние на прибыльность компании (бюджетные доходы и расходы);
определяющие способность объекта осуществлять выплаты (статья движения бюджетных средств);
влияющие на перспективное усовершенствование фирмы (статья капитального бюджета).

Для разработки бюджетов применяются следующие данные:

информация и прогнозы о прибыльности продаж (работ, представленных услуг);
информация по переменным производственным издержкам по каждой группе товаров;
данные по постоянным и общим издержкам, подвергающимся анализу по каждому отдельному виду товара с целью выяснить рентабельность продукта;
прогнозирование изменений активов предприятия, инвестиционных источников, оборотных показателей и прибыльности активов оборота.
данные о налоговой платежеспособности предприятия, отчислении средств во внебюджетные организации, взятии кредитов в финансово-кредитных учреждениях и быстром их погашении;
прогнозирование доходности бартерной деятельности и составление совместных отчетов по анализу ее прибыльности;
данные об общем положении дел на предприятии (состав отдельных средств, износ оборудования, процент обновления средств производства и их рентабельности).

Первоочередные действия для осуществления управления бюджетом:

анализ производственного потенциала фирмы;
использование методов отчетности и учета;
учет структуры персонала;
разработка системы управления финансами;
подготовка бюджетных средств к использованию и необходимой отчетности по контролю за ними.

Оперативная (текущая) деятельность по управлению денежным оборотом

с поставщиками ценностей и услуг материального характера;
с потребителями готовых продуктов или услуг;
с системой государственного бюджета;
с арбитражным судом при решении спорных вопросов.

финансирование за счет личных средств предприятия;
политика умеренного планирования финансов;
применение агрессивной финансовой политики, подразумевающей взятие краткосрочных кредитов в банке;
финансирование по обязательствам за счет получения отсрочки обратных выплат.

увеличением процента ликвидных активов (финансов и краткосрочных ценных бумаг);
увеличением сроков банковских кредитов.

Следует иметь в виду, что эти методы приводят к снижению доходности ссудополучателя:

по причине инвестирования в плохо рентабельные активы – в первом случае;
по причине неукоснительной выплаты кредитов и займов при наличии личных сбережений – во втором.

Финансовый контроль как метод управления финансами предприятия

Мнение эксперта

Какие данные от финансового отдела нужно контролировать постоянно?

Дмитрий Еремеев,

генеральный директор компании Richemont Luxury Goods (RLG), Москва

Стадия оперативного контроля – ежедневный, еженедельный и ежемесячный доклад о финансовом состоянии фирмы. На этом этапе невозможно планирование и прогнозирование!
Стадия краткосрочного контроля – ежеквартальный доклад о состоянии финансов фирмы, требующий обсуждения, корректировки показателей на оставшийся годовой период.
Стадия средне- и долгосрочного контроля – осуществление планирования показателей на последующий год и прогнозирования на последующие два года. Рекомендация: планировать меньше, чем на год, непрактично.

Положение о финансовом отделе предприятия

Итак, его составляющие :

Организационно-функциональная структура финансового отдела.

Численность структур и штатов финансовой службы.

Основные задачи и целевые направления финансового отдела

Матрица функций.

Порядок взаимодействия работников финансового отдела.

Процедура разрешения споров и конфликтов.

Конфликты в компании: как примерить враждующие отделы

Установление показателей для оценки работы финансового отдела.

Финальные положения.

2. Финансовая служба предприятия, ее структура и взаимосвязь с другими

подразделениями предприятия

Финансовая служба – самостоятельное структурное подразделение, выполняющее определенные функции в системе управления предприятием (рис. 2.4). Обычно таким подразделением является финансовый отдел. Его структура и численность зависит от организационно-правовой формы предприятия, характера финансовой деятельности, объема производства, количества работающих на предприятии.

Рис. 2.4. Цель и задачи деятельности финансовой службы

Финансовой службой выполняются многочисленные функции. Основные из них – финансовое планирование, финансовый анализ, финансовый контроль и финансовый менеджмент. Функции финансовой службы выстроены в полном соответствии с содержанием финансовой работы на предприятиях (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Примерная структура финансовой службы

Финансовая служба является частью единого механизма управления хозяйственной деятельностью, и поэтому она тесно связана с другими службами предприятия, а поэтому она тесно связана с другими службами предприятия.

Так, в результате тесных контактов с бухгалтерией, финансовой службе представляются планы производства, списки кредиторов и дебиторов, документы по выплате зарплаты работникам, суммах денежных средств, находящихся на его счетах, и суммах предстоящих расходов. В свою очередь финансовая служба, обрабатывая эту информацию, анализируя ее, дает квалифицированную оценку платежеспособности предприятия, ликвидности его активов, кредитоспособности, составляет платежный календарь, готовит аналитические отчеты по другим параметрам финансового состояния предприятия и знакомит бухгалтерию с финансовыми планами и аналитическими отчетами об их выполнении, которая в своей ежедневной деятельности руководствуется этими сведениями.

От отдела маркетинга финансовая служба получает планы по сбыту продукции и использует ее при планировании доходов и составлении оперативных финансовых планов. Для проведения успешной маркетинговой компании финансовая служба обосновывает реализационные цены, утверждает систему уступок в цене контракта, анализирует сбытовые и маркетинговые издержки, осуществляет сравнительную оценку конкурентоспособности продукции предприятия, оптимизирует ее рентабельность, создавая, таким образом, условия для заключения крупных сделок (рис. 2.6).

Финансовая служба имеет право требовать от всех служб предприятия действий, необходимых для качественной организации финансовых действий и финансовых потоков. В ее компетенции находятся также и такие важнейшие характеристики деятельности предприятия, как его имидж, деловая репутация.

Рис. 2.6. Взаимосвязь финансовой службы организации с другими подразделениями

Как любая система управления финансовый менеджмент состоит из двух подсистем: объекта управления и субъекта управления.

Рис. 2.7. Система финансового менеджмента в организации

Объектом управления в финансовом менеджменте является денежный оборот хозяйственного субъекта, представляющий собой поток денежных поступлений и выплат. Каждому направлению расходования денежных фондов должны соответствовать определенные источники: на предприятии к источникам можно отнести собственный капитал и пассивы, которые инвестируются в производство и приобретают форму активов. В общем, постоянный процесс движения денежных средств представлен на рис. 2.7.

Процесс управления денежным оборотом в значительной мере состоит в прогнозировании на длительную перспективу движения денежных средств и оценке его влияние на финансовое состояние предприятие.

Субъектом управления является финансовая служба, которая вырабатывает и реализует стратегию и тактику финансового менеджмента в целях повышения ликвидности и платежеспособности предприятия посредством получения и эффективного использования прибыли.

Конкретная структура финансовой службы во многом зависит от организационно-правовой формы предприятия, его размеров, спектра финансовых отношений, объемов финансовых потоков, вида деятельности и задач, поставленных руководством компании. Поэтому финансовая служба может быть представлена различными формированиями (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Виды финансовых служб в зависимости от размеров предприятия

Финансовый отдел предприятия состоит обычно из нескольких бюро, отвечающих за отдельные направления финансовой работы: плановое бюро, бюро банковских операций, бюро кассовых операций, расчетное бюро. В составе каждого бюро создаются специальные группы. Функции каждой группы определяются в результате детализации функций бюро.

Финансовая дирекция предприятия объединяет в себе финансовый отдел, планово–экономический отдел, бухгалтерию, отдел маркетинга и другие службы предприятия.

Эти службы подчинены вице-президенту по финансам (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Организационная структура управления организацией

Концентрация в руках одной дирекции основных служб управления предприятием значительно увеличиваетвозможности регулирующего воздействия на финансовые отношения и финансовые потоки. В таком варианте финансовая служба не толь успешно фиксирует количественные параметры деятельности предприятия, но и, благодаря непосредственному участию в выработке финансовой стратегии и тактики предприятия, в значительной мере предопределяет их качество.

При определении содержания работы финансовой дирекции (финансового менеджера) важно заметить, что она или представляет собой часть работы высшего звена управленческого аппарата предприятия, или связана с предоставлением ему аналитической информации, располагая которой можно принимать решения в области финансов.

Дирекция в целом и каждое её подразделение функционируют на основе Положения о финансовой дирекции, утверждённого руководством предприятия. В нём четко отражены общие моменты организации и структуры финансовой службы, определены конкретные задачи и функции, взаимоотношения с другими подразделениями и службами хозяйственного субъекта; права и ответственность дирекции. Задачи, стоящие перед финансовой дирекцией и её подразделениями, охватывают все сферы деятельности предприятия.

В управлении финансовой деятельностью предприятия важную роль играют финансовые менеджеры.

В своей работе финансовый менеджер основывается на действующем законодательстве в налоговой, валютной, финансово–кредитной сферах, исходит из оценки экономической ситуации в стране и мировых финансовых рынках. Ему подчинены два функциональных менеджера – контролёр и казначей. Четких разграничений в работе контролёра и казначея не существует, их должностные обязанности в разных компаниях различаются в зависимости от политики, проводимой ими, и персональных качеств (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Функции контролера и казначея в финансовой деятельности организации

Функции контролера имеют, прежде всего, внутренний характер. Они заключаются в ведении учетной документации, отслеживании документооборота и контролировании финансовых результатов деятельности по прошлой и текущей хозяйственной деятельности. Контролер является, по сути, главным бухгалтером компании и ему руководство поручает составление финансовых отчетов, налоговых деклараций, годового отчета.

Деятельность казначея направлена на решение глобальных вопросов по обеспечению финансовой устойчивости компании. Казначей управляет вверенным ему капиталом предприятия, то есть формирует его оптимальную структуру, проводит оценку затрат на капитал, управляет денежным оборотом, привлекает долгосрочные и краткосрочные кредиты, организует расчеты с покупателями.

Казначей концентрирует свои усилия на поддержании ликвидности предприятия, получая денежные средства по обязательствам и приумножая фонды для достижения цели компании. В то время как контролер уделяет особое внимание прибыльности, казначей придает особое значение, движению наличности, управляя дебиторской задолженностью и платежами компании. Постоянно занимаясь этими вопросами, казначей может своевременно увидеть признаки банкротства и предупредить его.

Финансовый менеджер обычно привлекается к работе в качестве наёмного работника по контракту, в котором строго определены его функциональные обязанности, порядок и размер оплаты труда. Кроме зарплаты, финансовый менеджер, относящийся к высшему аппарату управления, по результатам деятельности предприятия может получать вознаграждение в виде процента от чистой прибыли. Её размер определяется высшим органом управления хозяйственным субъектом: собранием акционеров, собранием учредителей, правлением предприятия. В некоторых странах (США, Япония) главные финансовые менеджеры владеют пакетом акций компании.

Предприятием управлять сложно, и одному руководителю это не под силу. По этой причине создаются многочисленные отделы, одним из самых важных является финансовый. Можно сказать, что он - сердце всей организации. Рассмотрим же цели и функции финансового отдела подробнее.

Чем занимается?

Каждый отдел наделен определенными обязанностями, что касается финансового отдела, то они следующие:

Это самая важная функция. Сотрудники следят за исполнением планов, а также их формированием. Финансовый отдел должен не только заниматься анализом и учетом, но и контролировать исполнение бизнес-процессов в организации.
Управление деньгами. Второй функцией отдела является управление финансами предприятия. Кроме того, сюда относится контроль за состоянием взаиморасчетов и создание платежного календаря. Нельзя недооценивать эти обязанности, ведь на них в том числе и держится финансовый отдел.
Ведение налогового и бухгалтерского учета и его организация. Тут не нужно ничего объяснять, и так все понятно.

Важно отметить, что некоторые функции могут быть похожи с обязанностями главного бухгалтера, но это не совсем так. Нужно четко разграничивать их.

Отличия

Главный бухгалтер несет ответственность за ведение налогового и регламентированного учета, который полностью соответствует требованиям закона. Он обязан вовремя формировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, отражать факты хозяйственной деятельности организации на регистрах бухучета.

Функции финансово-экономического отдела, а точнее его руководителя, заключаются в том, что он планирует деятельность компании, финансовый результат. Причем начальник должен делать так, чтобы его действия не противоречили законодательству нашей страны, которое постоянно меняется. Прямой обязанностью финансового директора организации является налоговое планирование.

Как же взаимодействуют главный бухгалтер и финансовый директор, ведь их обязанности похожи? Так быстро на этот серьезный вопрос не ответить. Бухгалтер, по закону «О бухгалтерском учете», должен подчиняться генеральному директору предприятия, но и в зону ответственности финансового директора он тоже входит, а значит, должен выполнять приказы и его. Верным будет подчиняться и тому, и другому.

Кстати, чаще всего обязанности отдела не ограничивают задачи, которые стоят перед директором службы.

Понятие

Мы уже отметили, что функции финансово-экономического отдела весьма обширны, но еще не давали определение этой секции. На самом деле все просто. ФЭО - структурное образование, которое занимается исполнением управленческих функций в организации.

На количество сотрудников всего предприятия и конкретно финансового отдела влияет характер производимой деятельности, а также организационно-правовая форма.

От производственного объема и характера деятельности организации зависит финансовый оборот, количество платежных документов по расчетам с партнерами. Сюда относятся поставщики, заказчики, кредиторы, частные банки и сам бюджет. От того, насколько масштабны кассовые операции, зависит число и состав сотрудников ФЭО.

В предыдущих пунктах мы уже упоминали, что отдел финансового контроля планирует бюджет. Кроме того, он осуществляет аналитическую и оперативную деятельность.

О финансах

Что стоит понимать под бюджетом изучаемого отдела? Специалисты отмечают, что речь в этом случае идет:

Об анализе собственных потребностей оборота предприятия.
О планировании кредитов и финансов. При этом должны учитываться все необходимые расходы.
О выявлении возможностей финансирования работы организации.
Об участии в составлении бизнес-плана.
О разработке проектов вложения капитала, учитывая все особенности.
О проектировании кассовых планов.
Об участии в планировании и реализации продукции организации.
Об анализе рентабельности и сопутствующих расходов.

Таким образом, бюджет - это весь денежный оборот, производимый отделом.

Оперативная работа

Отдел финансового контроля осуществляет деятельность и в этом направлении. Служба прежде всего занята тем, что выполняет разные задачи. Среди них:

Обеспечение пополнения бюджета через платежи в установленное время. Сюда же относится контроль за выплатой платежей по займам - как долгосрочным, так и краткосрочным, выдача зарплаты сотрудникам точно в срок, все кассовые операции.
Платежи поставщикам за работу или товары.
Покрытие расходов на затраты, включенные в планы.
Оформление кредитов по договорам.
Ежедневный контроль за реализацией продукции, прибыли, поступающей от нее, и прочих источников дохода организации.
Контроль за осуществлением требований материального плана и всей материальной ситуации организации.

Но на этом функции финансово-экономического отдела не заканчиваются.

Контрольно-аналитическая работа

Выше уже было сказано, что ФЭО занимается тем, что постоянно контролирует денежные поступления. Эта обязанность считается одной из главнейших функций финансово-экономического отдела. Но она не единственная, не менее важно рассчитывать целесообразность использования бюджета предприятия и заемных средств. К последним относятся и банковские кредиты.

Раньше все обязанности ФЭО исполняли бухгалтеры. Но со временем каждый стал отвечать за свои проекты. Так произошло, потому что задач у изучаемого отдела стало больше, а значит, пришла пора ответвляться в самостоятельную службу. Больше задач стало после того, как появились некоммерческие организации и разная организационно-правовая форма последних. Оставило след и то, что объекты государственной и муниципальной собственности стали передавать в частные руки, а также активизировался рост самостоятельности субъектов.

Если предприятие небольшое, то функции финансового отдела организации берет на себя бухгалтер. Связано это с тем, что сотрудников на предприятии мало и оборот средств, соответственно, небольшой. Но когда речь идет о крупной организации или открытом либо закрытом акционерном обществе, функции отдела исполняет сама служба. Это связано с большим оборотом средств и многочисленными сотрудниками.

Финансовый менеджмент

Часто можно услышать этот термин, но не всегда понятно, о чем речь. Так называют управление всей прибылью и расходами. Необходим он для того, чтобы наиболее эффективным способом использовать средства из бюджета предприятия и привлеченные со стороны для увеличения прибыли организации.

Функции финансового отдела предприятия включают в себя анализ отчетов по нескольким показателям, а заодно и систему прогнозирования доходов в будущем. ФМ разрабатывает максимально выгодную стратегию и тактику для решения денежных вопросов. Именно за счет этого финансовая служба предприятия незаменима.

Обязанности финотдела предприятия весьма разнообразны, в чем вы уже успели убедиться. Но службу создали в первую очередь для того, чтобы организация процветала и ее прибыль росла.

Что такое финансовая работа?

Функции и задачи ФЭО тесно переплетаются, а потому руководство организации возлагает на сотрудников службы:

Финансирование хоздеятельности.
Рациональное планирование и использование средств бюджета предприятия и заемных денег.
Ведение партнерских отношений с хозяйственными и финансово-кредитными субъектами.
Обеспечение поступлений в бюджет вовремя, отчислений банкам, оплаты работ сотрудников и поставщиков.

Если подвести итог, то получится, что финансовая служба занимается кругооборотом финансов, при этом строго планируя, куда потратить средства. Сюда же можно добавить ведение партнерских отношений для увеличения коммерческой прибыли.

Если ФЭО нет

С функциями и задачами финансового отдела все более или менее понятно, перейдем к разбору ситуации, когда таковая служба отсутствует.

В случае плохо налаженного управленческого учета, директор получает данные об убытках и прибыли только по истечении месяца закрытия расчетного периода. То есть начальник никак не может повлиять на ситуацию, что плохо сказывается на работе организации. Как же быть?

Нужно правильно распланировать все, желательно, чтобы план был на каждую неделю. В таком случае необязательно ждать бухгалтерских отсчетов, можно самостоятельно контролировать расходы, не допуская лишних трат.

Правильное планирование станет замечательным инструментом для процветания бизнеса.

Структура отдела

Как и любая служба, финансовый отдел имеет свою структуру. Она зависит от масштаба организации, объемов производства, направления деятельности и целей предприятия.

Отдел делится на следующие подразделения:

Бухгалтерия. Главной функцией является бухучет, ведение и составление отчетности бухгалтерского баланса. Сюда же относится отчет по расходам и прибыли, составление общей отчетности согласно требованиям и законодательству.
Отдел аналитики. Эти сотрудники следят за общим состоянием предприятия и анализируют финансовые данные. Подготовка годового финотчета как для предприятия, так и для акционерного собрания. Аналитический отдел занимается проектированием инвестиционного фонда и финансовыми показателями организации.
Финпланирование. Функции планово-финансового отдела заключаются в том, чтобы осуществлять разработку проектов разного срока действия и управлять бюджетом организации.
Налоговое планирование. Работники обязаны разрабатывать правильную налоговую политику, составлять отчеты и налоговые декларации, представлять документы в определенные органы. Сотрудники отвечают еще и за то, чтобы налоги своевременно уплачивали полностью. Также должны быть сверены расчеты основного бюджета и прочих финансовых источников.
Отдел операций. Работники службы взаимодействуют с дебиторами и кредиторами, банками и прочими финансовыми организациями. Сотрудники отдела контролируют все мелкие группы трудящихся по поводу налоговой, платежной и расчетной дисциплины.
Секция валютного контроля и ценных бумаг. Функции отдела финансового контроля и этого отличаются, и это естественно, ведь каждое подразделение выполняет свою работу. Здесь сотрудники формируют пакет ценных бумаг, управляют их движением. Они следят, чтобы все финансовые операции проходили в соответствии с законодательством нашей страны. Получается, что предприятие держится именно на этом отделе.

Сколько начальников финансового отдела, столько и мнений по поводу структуры службы. Одни решают придерживаться классической схемы, другие набирают отделы в соответствии с целями предприятия.

Сотрудники

Если функции финансового отдела администрации и прочих подразделений мы выяснили, то перейдем к разбору работников.

Служба включает:

Контролера.
Казначея.
Главного бухгалтера.
Директора по финансовым сметам.
Ревизора.
Администратора или управляющего по налогам.
Директора по планированию.

Рассмотрим каждого сотрудника подробнее.

Кто такой контролер?

Мы рассмотрели основные функции финансового отдела, переключимся на сотрудников. Чем же занимается контролер? Работник обязан вести контроль внутри отдела. Также уполномочен разрабатывать разные стратегии по учету расходов, чтобы повысить рентабельность производства.

Всю полученную информацию работник передает наверх: главному управляющему, вице-президенту компании, совету директоров. Он также несет ответственность за разработку финансовых смет.

Должностное лицо обязано проводить анализ финансовой ситуации в организации, оценивать состояние, прогнозировать дальнейшие события, предлагать те или иные варианты, которые только повысят рентабельность.

В корпорации сотрудника назначает на должность контролера совет директоров, при этом должностные обязанности закрепляются в уставе организации. Назначение на должность должен поддержать и президент компании вместе с финансовыми комитетами.

Чем занят казначей?

За выполнением функций финансового отдела обеспечения следит казначей. Также он работает с наличными предприятия и ценными бумагами. Все денежные операции, будь то передача, инкассация, инвестиции, выплата или заем финансов, проводит именно казначей. Подчиняется он вице-президенту или президенту компании. Примечательно, что последнему лишь в исключительных случаях.

Сотрудник осуществляет взаимодействие с банками и контролирует кредитные и кассовые операции организации. Чтобы правильно спрогнозировать ситуацию с финансами, казначей работает в паре с директором по финансовым сметам. Иногда подключается контролер.

Функции и задачи отдела финансового обеспечения, на первый взгляд, кажутся схожими с другими подразделениями, но это лишь иллюзия. То же самое происходит и с обязанностями казначея: если копнуть глубже, то найдутся принципиальные отличия в кажущейся похожести.

Казначей наделен полномочием подтверждать подписью все чековые документы организации, и неважно, о крупной сумме идет речь или о мелкой. Можно сказать, что он управляет кассой и суммами. Либо это делают подчиненные с его ведома.

Иногда казначей является еще и секретарем, который подписывает накладные, контракты, закладные, сертификаты и другие финансовые документы.

Казначей играет важную роль в управленческой системе организации, но важно помнить, что подчиняется он вице-президенту.

Обязанности главбуха

Выше мы говорили, что функции бухгалтерии и финансового отдела во многом похожи. Поговорим же о тех обязанностях, которые их связывают. Чем занимается главный бухгалтер? Он имеет практически те же обязанности, что и контролер, только с небольшим уточнением — главбух подчиняется последнему, а значит, его функции менее масштабны.

Сотрудник несет ответственность за планирование, разработку и практическое осуществление стратегий по учету расходов и затрат предприятия. В его компетенции находятся и методы эффективной ревизии. Все перечисленное является скорее побочными функциями, в то время как ведение финансовой отчетности и бухгалтерского учета — главная задача.

Работник обязан готовить статистические и финансовые сводки. Их впоследствии получает контролер, управляющий или казначей. Но если организация небольшая, то функции финансово-экономического отдела на предприятии, а именно контролера и главбуха, совмещаются. На продуктивность работы это не влияет.

Кто такой директор по финансовым сметам?

Крупные компании имеют и такого сотрудника. Он занимается системной отчетностью и финансовыми сметами.

Директор по финансовым сметам подчиняется контролеру, так как имеет сходные с ним функции. Управляющий обязан правильно оценивать перспективы и возможности рабочей силы и сырья. Смотря на полученную информацию, сотрудник будет формировать проекты на основе административных и производственных финансовых смет, которые предоставляются руководству предприятия.

Кроме того, директор обязан формировать окончательные варианты сметы и показывать их всем управляющим отделов и начальникам.

Еще одной задачей директора по сметам является своевременное предложение усовершенствования как смет, так и планов производства.

К нам едет ревизор!

Все читали в школе культовую комедию, поэтому примерное представление, о ком пойдет речь, имеется. Отметим сразу, что ревизор необязательно должен быть в финансовом отделе каждого предприятия. Но ежели такая должность предусмотрена, то нужно знать обязанности.

Первоочередной задачей этого сотрудника является проверка отчетов, точнее того, насколько правильно они ведутся. Ревизор работает не один, у него есть помощники, представители отделов и работники канцелярии.

Проверяющий может подчиняться кому угодно: начиная от контролера и заканчивая советом директоров и президентом организации.

Если один начальник недоволен проделанной работой или не желает ее принимать, то ревизор может обратиться к вышестоящему управленцу.

Чаще всего именно этот сотрудник работает с бухгалтерами, которые производят ревизию книг организации.

Иногда должность ревизора и директора по сметам объединяют.

Администратор по налогам

Мы уже видим, что иногда происходит дублирование функций отделов финансовой службы, но это не касается администратора по налогам. Сотрудник подчиняется казначею, но задания ему может дать и контролер. Ведь для того, чтобы решать налоговые вопросы, нужно взаимодействовать как с отделом общего учета, так и с отделом ревизии.

Администратор обязан осуществлять страховые операции. Если компания крупная, то на каждый вид операции есть свой администратор. Ну а ежели предприятие не может похвастаться масштабами, то за все отвечает один человек.

Кстати, в крупных организациях администратор подчиняется уже финансовому комитету или президенту компании напрямую.

Директор по планированию

Выше мы уже объясняли, какие функции финансово-аналитического отдела существуют, но совпадают ли они с обязанностями директора по планированию?

Конечно, ведь это его прямая сфера деятельности. Даже если должности как таковой на предприятии не предусмотрено, функции выполняет какой-то другой работник.

Должность директора считается престижной, ведь он взаимодействует напрямую с управленцами компании. Как правило, до директора по планированию может дослужиться главбух или директор по сметам.

Сотрудник разрабатывает финансовые планы, определяет целевые направления в разных сферах.

Если принимается решение о покупке нового филиала или ликвидации предприятия, мнение директора по планированию обязательно учитывается. Он дает оценку не только экономической ситуации организации, но и просчитывает состояние рынка в будущем и настоящем.

Функции начальника финансового отдела и директора очень похожи, но на схожести дело не заканчивается. По сути, директор по планированию занимается работой всех вышеперечисленных сотрудников, то же правило работает и в обратную сторону. В случае если должность не предусмотрена масштабами предприятия, обязанности делят между собой контролер, начальник ФЭО и директор по сметам.

Естественно, что функции начальника финансово-экономического отдела будут шире, чем других служащих. Ведь ответственность в первую очередь несет руководство.

Что за комитет мы упомянули в заголовке? Для чего он нужен, чем заведует? В последнее время у него появились функции финансового отдела контроля, решающего наиболее важные стратегические задачи. Другими словами, каждое серьезное решение на предприятии — результат работы финкомитета.

О создании такого органа принимает решение совет директоров. Встречи организуют, только если на повестке дня есть повод для обсуждения. Председателем может быть как член совета директоров, так и финансовый управляющий или президент организации. Если компания небольшого размера, то в комитет входят все ответственные должностные лица.

Но подобная деятельность неосновная. Кроме всего перечисленного, комитет выполняет функции отдела финансовой безопасности. Ведь именно он дает согласие на крупные кредиты, предварительно просчитывая все риски.

Если с должностями все более или менее понятно, то перейдем к направлениям деятельности отдела.

Как работает?

Для управления предприятием финансовый директор применяет разные методы. Это может быть:

Налогообложение.
Кредитование.
Самофинансирование.
Планирование.
Самострахование. Так называют образование резервов.
Система безналичных расчетов.
Страхование.
Лизинговые, трастовые, факторинговые, залоговые и иные операции.

Любой из методов предусматривает возможность проведения финансовых операций.

Работа отдела направлена в три стороны:

Управление финансовым оборотом на данный момент.
Планирование финансовых средств. Сюда относятся расходы, капитал, доходы.
Контроль и анализ всех денежных операций.

Как разрабатывают бюджет?

Чтобы сделать это правильно, надо учесть очень много данных. Среди них:

Прогнозы и информация о прибыльности услуги, продукта или работы.
Постоянные и общие издержки. Анализ нужно производить по каждому отдельному продукту, ведь только так можно выяснить рентабельность.
Переменные производственные издержки в каждой товарной группе.
Прогноз на изменение активов организации, источников инвестиций, оборотных показателей, прибыльности активов оборота.
Налоговая платежеспособность компании, кредиты, отчисление средств внебюджетным организациям.
Прогноз доходности бартерной работы, составление отчетов после анализа прибыльности.
Общее положение дел в организации. Сюда можно отнести износ оборудования, состав некоторых средств, их рентабельность и процент обновления.

Чтобы успешно управлять бюджетом компании, нужно учитывать следующее:

Использование методов учета и отчетности.
Анализ потенциала фирмы.
Разработка системы управления средствами.
Учет структуры персонала.
Подготовка средств бюджета к использованию и отчетности по ним.

Сначала назначают директора по бюджету, который и воплощает все в жизнь. Работник занимается тем, что координирует деятельность подструктур и служб предприятия.

Если в организации есть директор по бюджету, то именно он возглавляет финансовый комитет.

Регулирующий документ

На любую сферу деятельности есть свой закон. В нашем случае это «Положение о финансовом отделе на предприятии». В нем закреплены все важные моменты управления персоналом и ведение документов. Разрабатывает документ директор по финансам.

Составляющие Положения:

Организационно-функциональная структура финансовой службы. Представлена блок-схемой, которая лучшим образом представляет отдела со всеми подразделениями.
Численность штатов и структур финотдела. Выражена в таблице, где указаны все отделы, количество служащих, должностные лица.
Основные задачи и целевые направления. Цели предприятия и задачи каждого отдела зависят от стратегии развития организации.
Матрица функций. Таблица, содержащая названия функций по вертикали. В горизонтали написаны имена сотрудников организационных звеньев и управляющих, которые отвечают за исполнение той или иной функции. С помощью таблицы можно легко отследить загруженность каждого подразделения и производить перераспределение.
Порядок взаимодействия работников финотдела. Обычно устанавливают внутренний порядок между сотрудниками одного отдела и между несколькими подразделениями финансовой службы. Отдельно устанавливается внешний порядок, который регламентирует взаимодействие с государственными или частными организациями, клиентами. Основой является структурная особенность предприятия, задачи и цели отделов, а также традиции фирмы.
Разрешение споров и конфликтов. Если возникает конфликт, то необходимо подать апелляцию. Для этого разработана своя цепочка «гендиректор — директор по финансам — начальник отдела — сотрудник». Эта же схема применима и в случае вопросов от рядовых сотрудников. Кстати, вопросы могут касаться заданий, решений, поощрений, компенсаций, а также различных предложений, которые позволят повысить рентабельность предприятия.
Установление показателей для оценки работы финансовой службы. В этом пункте указаны показатели, соблюдение которых говорит об успешной работе отдела. Важно, чтобы показатели были конкретные и их можно было измерить. Если же формулировки расплывчатые, то служить своеобразным мерилом они не могут.
Итоговые положения. Здесь указаны главные требования по составлению настоящего Положения, срокам принятия сотрудниками отделов, правилам хранения. Согласие с Положением обязательно должны дать генеральный директор организации и сотрудники отдела кадров.

Как видите, работа предприятия сопровождается организационными трудностями, которые необходимо преодолевать. Но человеку, знающему функции финансового отдела предприятия, никакие препятствия не страшны.